====== Inventarverwaltung ====== Die Inventarverwaltung verwaltet die physischen Gegenstände einer Organisation, zum Beispiel Beamer, Werkzeuge, Möbel, technische Geräte oder Sportausrüstung. Sie unterstützt die Verwaltung von Gegenständen, Ausleihen, Reservierungen, Veranstaltungsplanung mit Inventar, Importe, Exporte und die Historie. ===== Zugriffsrechte und Rollen ===== Die verfügbaren Funktionen hängen von den Rechten des Benutzers und den Moduleinstellungen ab. * **Inventaradministratoren** können Gegenstände, Felder, Importe, Exporte, Historie, Ausleihen und Reservierungseinstellungen verwalten * **Verwalter von Gegenständen** können ihnen zugewiesene Gegenstände verwalten, abhängig von der Konfiguration können sie auch Reservierungen und Ausleihen dieser Gegenstände verwalten * **Mitglieder, ausgewählte Rollen oder Gäste** können Reservierungsanfragen stellen, wenn dies in den Einstellungen erlaubt ist * Inventardaten gehören immer zur aktuell aktiven Organisation ===== Allgemeine Einstellungen ===== Die Einstellungen der Inventarverwaltung befinden sich in den Organisationseinstellungen im Bereich **Inventar**. ^ Einstellung ^ Beschreibung ^ | Sichtbar für | Legt fest, welche Rollen die Inventarverwaltung sehen und verwenden dürfen | | Gegenstände pro Seite | Legt fest, wie viele Gegenstände pro Seite in der Inventarliste angezeigt werden | | Tage der Feldhistorie | Legt fest, wie lange frühere Werte von Inventarfeldern in der Historie verfügbar bleiben | | Gegenstandsbilder aktivieren | Aktiviert die Möglichkeit, Bilder für Inventargegenstände zu verwenden | | Speicherort für Gegenstandsbilder | Legt fest, ob Bilder in der Datenbank oder im Dateisystem gespeichert werden | | Maximale Bildgröße | Legt die maximale Breite und Höhe für Gegenstandsbilder fest | | Veraltete Auswahlwerte anzeigen | Bestimmt, ob nicht mehr verwendete Auswahlwerte weiterhin angezeigt werden | | Systemfeldnamen bearbeiten | Erlaubt die Anpassung der Anzeigenamen von vorgegebenen Inventarfeldern | | Verwaltern das Bearbeiten erlauben | Erlaubt Verwaltern, die ihnen zugeordneten Gegenstände zu bearbeiten | | Durch Verwalter bearbeitbare Felder | Legt fest, welche Felder Verwalter bearbeiten dürfen | | Aktuellen Benutzer als Verwalter vorauswählen | Trägt beim Anlegen eines Gegenstands den aktuellen Benutzer als Verwalter ein | | Negative Zahlen erlauben | Erlaubt negative Werte in numerischen Inventarfeldern | | Dezimalstellen | Legt die Anzahl der angezeigten Dezimalstellen für Zahlenfelder fest | | Datums- und Uhrzeitformat | Legt fest, ob Datumsfelder nur ein Datum oder auch eine Uhrzeit enthalten | ==== Einstellungen zur Ausleihe ==== Die Ausleihfunktion kann bei Bedarf deaktiviert werden. Ist sie deaktiviert, stehen keine Funktionen zur Ausgabe, Rückgabe oder Verwaltung von Ausleihen zur Verfügung. ==== Einstellungen zur Profilansicht ==== Es kann festgelegt werden, ob Inventarinformationen in Benutzerprofilen angezeigt werden. Dazu können die anzuzeigenden Inventarfelder ausgewählt werden, zum Beispiel der zuletzt ausgegebene Gegenstand oder ein zugeordneter Verwalter. ==== Einstellungen für Exporte ==== Für Inventarexporte kann ein Standarddateiname festgelegt werden. Optional kann dem Dateinamen automatisch das aktuelle Datum vorangestellt werden. ===== Inventarliste ===== Die zentrale Inventarseite zeigt alle verfügbaren Gegenstände. Über Filter kann die Liste eingeschränkt werden nach: * Kategorie * Verwalter * letztem Empfänger * Gegenstandsstatus * Freitextsuche Ausgemusterte Gegenstände werden in der Standardansicht nicht angezeigt. Administratoren können sie über den Statusfilter einblenden. Berechtigte Benutzer können Gegenstände aus der Liste heraus erstellen, bearbeiten, kopieren, ausmustern, wiederherstellen oder löschen. Mehrere Gegenstände können gleichzeitig zur Sammelbearbeitung ausgewählt werden. ===== Gegenstände verwalten ===== ==== Gegenstand anlegen ==== Inventaradministratoren können über das Inventarmenü einen neuen Gegenstand anlegen. Jeder Gegenstand verwendet die konfigurierten Inventarfelder. Typische Felder sind: * Name des Gegenstands * Kategorie * Status * Verwalter * Hersteller * Seriennummer * Lagerort * weitere organisationsspezifische Informationen Die verfügbaren Felder werden durch den Inventaradministrator festgelegt. ==== Gegenstände bearbeiten, kopieren und gesammelt bearbeiten ==== Bestehende Gegenstände können von berechtigten Benutzern bearbeitet werden. Mit der Kopierfunktion wird ein neuer Gegenstand auf Grundlage eines bestehenden Gegenstands erstellt. Dies ist besonders hilfreich, wenn mehrere ähnliche Gegenstände erfasst werden sollen. Die Sammelbearbeitung übernimmt ausgewählte Werte für mehrere Gegenstände gleichzeitig. Sie eignet sich beispielsweise für die Zuweisung eines Verwalters, die Änderung einer Kategorie oder die Aktualisierung eines gemeinsamen Feldes. ==== Bilder von Gegenständen ==== Wenn Gegenstandsbilder in den Einstellungen aktiviert sind, können Bilder hochgeladen und Gegenständen zugeordnet werden. Bilder erleichtern die Wiedererkennung von Gegenständen in der Inventarliste und in den Detailansichten. ==== Gegenstände ausmustern, wiederherstellen und löschen ==== * **Ausmustern** erhält den Gegenstand und seine Historie, entfernt ihn aber aus der normalen Verwendung * **Wiederherstellen** macht einen ausgemusterten Gegenstand wieder verfügbar * **Löschen** entfernt einen Gegenstand dauerhaft und sollte nur verwendet werden, wenn der Gegenstand und seine Daten nicht mehr benötigt werden Das Ausmustern ist dem Löschen vorzuziehen, wenn die Historie erhalten bleiben soll. ===== Inventarfelder ===== Inventaradministratoren können die Felder verwalten, die für Inventargegenstände verwendet werden. Felder können angelegt, bearbeitet, sortiert oder entfernt werden. Abhängig vom Feldtyp können auch Auswahlwerte verwaltet werden. Felder ermöglichen die Anpassung der Inventarverwaltung an die Anforderungen der Organisation. Beispielsweise können folgende Felder ergänzt werden: * Lagerort * Kaufdatum * Seriennummer * Zustand * Versicherungsnummer * verantwortlicher Verwalter Änderungen an Feldern wirken sich auf Formulare, Listen, Filter, Importe und Exporte aus. ==== Datumsbereiche und Uhrzeiten ==== Inventarfelder können für Zeiträume verwendet werden. In den Einstellungen kann festgelegt werden, ob dafür nur ein Datum oder Datum und Uhrzeit verwendet werden sollen. Dies eignet sich beispielsweise für Wartungszeiträume, Garantiezeiten oder andere zeitbezogene Angaben zu Gegenständen. ===== Ausleihe und Rückgabe ===== Der Ausleihbereich dient zur Erfassung der tatsächlichen Ausgabe und Rückgabe von Gegenständen. ==== Gegenstand ausleihen ==== Wenn die Ausleihfunktion aktiviert ist, können berechtigte Benutzer folgende Informationen erfassen: * Empfänger * Ausleihdatum * weitere Informationen zur Ausleihe Ein Gegenstand mit einer offenen Ausleihe gilt als ausgegeben und kann nicht für einen anderen Zeitraum reserviert werden. ==== Gegenstand zurückgeben ==== Wenn ein Gegenstand zurückgegeben wird, wird die Rückgabe im Ausleihbereich erfasst. Anschließend ist der Gegenstand wieder verfügbar, sofern keine bestätigte Reservierung vorliegt. ==== Ausleihübersicht für Reservierungen (verfügbar ab Admidio 6.0) ==== Die Ausleihübersicht kann Folgendes anzeigen: * bestätigte Reservierungen, die zur Ausgabe bereitstehen * aktuell ausgeliehene Gegenstände * Empfänger und Ausleihdatum * Aktionen zum Starten einer Ausleihe oder zum Erfassen einer Rückgabe Die tatsächliche Rückgabe bleibt ein manueller Vorgang. ===== Reservierungsanfragen (verfügbar ab Admidio 6.0) ===== Reservierungsanfragen ermöglichen die Planung von Inventargegenständen für einen bestimmten Zeitraum. ==== Einstellungen für Reservierungen ==== ^ Einstellung ^ Beschreibung ^ | Reservierungsanfragen aktivieren | Aktiviert die Möglichkeit, Reservierungen für Inventargegenstände anzufragen | | Reservierungen für Veranstaltungen erlauben | Erlaubt die Auswahl von Inventargegenständen direkt beim Bearbeiten einer Veranstaltung | | Verwalter dürfen Reservierungen verwalten | Erlaubt den verantwortlichen Verwaltern eines Gegenstands, dessen Reservierungen zu bearbeiten | | Freigabe von Reservierungsanfragen | Legt fest, ob Reservierungen automatisch oder manuell bestätigt werden | | Wer darf Reservierungen anfragen | Legt fest, ob Gäste, angemeldete Mitglieder oder Mitglieder ausgewählter Rollen Anfragen stellen dürfen | | Rollen mit Anfragerecht | Legt die Rollen fest, deren Mitglieder Reservierungsanfragen stellen dürfen | | E-Mail-Benachrichtigungen aktivieren | Aktiviert Benachrichtigungen zu Reservierungsanfragen und Statusänderungen | | Rollen für Benachrichtigungen | Legt eine oder mehrere Rollen fest, deren Mitglieder Benachrichtigungen erhalten | | Verantwortliche bei diesen Aktionen benachrichtigen | Legt fest, bei welchen Statusänderungen Verantwortliche eine E-Mail erhalten | | Antragsteller per E-Mail benachrichtigen | Legt fest, ob Antragsteller über Änderungen ihrer Reservierung informiert werden | ==== Wer darf Reservierungen anfragen? ==== Der Administrator kann Reservierungsanfragen erlauben für: * alle Besucher * angemeldete Mitglieder * Mitglieder ausgewählter Rollen Bei Anfragen durch Gäste müssen Name und E-Mail-Adresse angegeben werden. ==== Gegenstand reservieren ==== Eine Reservierungsanfrage enthält: * den Inventargegenstand * Start- und Enddatum mit Uhrzeit * einen optionalen Kommentar * Angaben zum Antragsteller Das System prüft, ob der Gegenstand im gewünschten Zeitraum verfügbar ist. Eine aktive Ausleihe oder eine zeitlich überlappende bestätigte Reservierung verhindert eine Bestätigung für denselben Zeitraum. ==== Freigabeprozess ==== Der Freigabemodus kann wie folgt eingestellt werden: * **Manuelle Freigabe**, neue Anfragen erhalten den Status ''Angefragt'' * **Automatische Freigabe**, neue Anfragen erhalten den Status ''Bestätigt'', wenn der Gegenstand verfügbar ist ==== Lebenszyklus einer Reservierung ==== Eine Reservierung kann folgende Statusübergänge durchlaufen: * ''Angefragt'' → ''Bestätigt'' * ''Angefragt'' → ''Abgelehnt'' * ''Angefragt'' → ''Storniert'' * ''Bestätigt'' → ''Ausgegeben'' * ''Bestätigt'' → ''Storniert'' * ''Ausgegeben'' → ''Zurückgegeben'' ''Abgelehnt'', ''Storniert'' und ''Zurückgegeben'' sind endgültige Status. Sie bleiben in der Historie erhalten und können nicht wieder in eine aktive Reservierung umgewandelt werden. Wird nach einer Ablehnung oder Stornierung erneut ein Gegenstand benötigt, muss eine neue Reservierungsanfrage gestellt werden. ==== Reservierungen verwalten ==== Inventaradministratoren und, falls aktiviert, verantwortliche Verwalter können Reservierungen bearbeiten. Sie können: * angefragte Reservierungen bestätigen oder ablehnen * bestätigte Reservierungen vor der Ausgabe stornieren * Reservierungsdetails und Angaben zum Antragsteller einsehen * die Ausgabe eines Gegenstands erfassen * die Rückgabe eines Gegenstands erfassen Antragsteller können eigene offene oder bestätigte Reservierungen zurückziehen, wenn sie angemeldet sind. ===== Reservierungen für Veranstaltungen (verfügbar ab Admidio 6.0) ===== Reservierungen für Veranstaltungen unterstützen Organisatoren bei der Planung benötigter Gegenstände. ==== Gegenstände zu einer Veranstaltung hinzufügen ==== Beim Erstellen oder Bearbeiten einer Veranstaltung kann im Reiter **Reservierungen** das benötigte Inventar hinzugefügt werden. Für jeden ausgewählten Gegenstand wird eine Reservierung für den Veranstaltungszeitraum angelegt. Abhängig vom konfigurierten Freigabeprozess werden Anfragen automatisch bestätigt oder müssen durch eine verantwortliche Person geprüft werden. Der Status jeder Reservierung wird im Veranstaltungsformular angezeigt. ==== Zeitraum einer Veranstaltung ändern ==== Wird der Zeitraum einer Veranstaltung geändert, wird der Reservierungszeitraum der zugeordneten Gegenstände entsprechend angepasst. Ist ein Gegenstand im neuen Zeitraum nicht verfügbar, sollten die verantwortlichen Personen die Reservierung prüfen. ==== Gegenstände aus einer Veranstaltung entfernen ==== Wird ein Gegenstand aus einer Veranstaltung entfernt, werden Reservierungen storniert, bei denen noch keine Ausgabe erfolgt ist. Bereits ausgegebene Gegenstände bleiben in der Ausleihübersicht, bis ihre Rückgabe manuell erfasst wird. ==== Gegenstand erneut anfragen ==== Wurde eine Reservierung für eine Veranstaltung abgelehnt oder storniert, kann im Bereich mit den Reservierungsstatus die Aktion **Erneut anfragen** gewählt werden. Dadurch wird eine neue Anfrage für denselben Gegenstand und denselben Veranstaltungszeitraum angelegt. Die vorherige abgelehnte oder stornierte Reservierung bleibt in der Historie erhalten. ===== Benachrichtigungen zu Reservierungen (verfügbar ab Admidio 6.0) ===== E-Mail-Benachrichtigungen für Reservierungen können in den Inventareinstellungen aktiviert werden. Administratoren können festlegen: * ob Benachrichtigungen versendet werden * welche Rollen Benachrichtigungen zur Reservierungsverwaltung erhalten * bei welchen Reservierungsaktionen Verantwortliche informiert werden * ob Antragsteller Benachrichtigungen erhalten Benachrichtigungen können bei neuen Anfragen, Bestätigungen, Ablehnungen, Stornierungen, Ausgaben und Rückgaben versendet werden. Jede Nachricht enthält den Gegenstand, den Reservierungszeitraum, den aktuellen Status und Angaben zum Antragsteller. ===== Import und Export ===== ==== Import ==== Inventaradministratoren können Gegenstände aus folgenden Dateiformaten importieren: * CSV * Microsoft Excel, XLS und XLSX * OpenDocument Spreadsheet, ODS * HTML-Tabellen Während des Imports werden die Spalten der Datei den konfigurierten Inventarfeldern zugeordnet. ==== Export und Druck ===== Die gefilterte Inventarliste kann exportiert oder gedruckt werden. Folgende Exportformate stehen zur Verfügung: * CSV * Microsoft Excel, XLSX * OpenDocument Spreadsheet, ODS * PDF Die aktiven Filter der Inventarliste werden beim Export berücksichtigt. ===== Historie ===== Inventaradministratoren können die Historie öffnen, um Änderungen an folgenden Daten nachzuvollziehen: * Inventargegenstände * Gegenstandswerte * Ausleihdaten * Inventarfelder und Auswahlwerte * Reservierungen (verfügbar ab Admidio 6.0) Die Historie zeigt, wer Änderungen an einem Gegenstand, einer Reservierung oder einer Konfiguration vorgenommen hat. ===== Empfohlene Arbeitsabläufe ===== ==== Ersteinrichtung ==== - Die für die Organisation benötigten Inventarfelder anlegen - Kategorien, Statuswerte und Verwalter festlegen - Inventargegenstände erfassen - Einstellungen für Ausleihen und Reservierungen konfigurieren - Rollen für E-Mail-Benachrichtigungen konfigurieren, falls diese benötigt werden ==== Tägliche Ausleihe ==== - Einen verfügbaren Gegenstand auswählen - Die Ausgabe erfassen - Die Rückgabe erfassen, wenn der Gegenstand zurückgegeben wird ==== Inventar für Veranstaltungen planen (verfügbar ab Admidio 6.0) ==== - Die Veranstaltung erstellen oder bearbeiten - Den Reiter **Reservierungen** öffnen - Die benötigten Gegenstände hinzufügen - Die Veranstaltung speichern - Bei manueller Freigabe die entstandenen Reservierungsanfragen prüfen und bestätigen - Ausgabe und Rückgabe bei Bedarf erfassen ==== Abgelehnte Anfragen bearbeiten (verfügbar ab Admidio 6.0) ==== - Den Grund der Ablehnung und die Verfügbarkeit des Gegenstands prüfen - Wird der Gegenstand für eine Veranstaltung weiterhin benötigt, **Erneut anfragen** wählen - Die neue Anfrage im normalen Freigabeprozess bearbeiten