Die Inventarverwaltung verwaltet die physischen Gegenstände einer Organisation, zum Beispiel Beamer, Werkzeuge, Möbel, technische Geräte oder Sportausrüstung. Sie unterstützt die Verwaltung von Gegenständen, Ausleihen, Reservierungen, Veranstaltungsplanung mit Inventar, Importe, Exporte und die Historie.
Die verfügbaren Funktionen hängen von den Rechten des Benutzers und den Moduleinstellungen ab.
Die Einstellungen der Inventarverwaltung befinden sich in den Organisationseinstellungen im Bereich Inventar.
| Einstellung | Beschreibung |
|---|---|
| Sichtbar für | Legt fest, welche Rollen die Inventarverwaltung sehen und verwenden dürfen |
| Gegenstände pro Seite | Legt fest, wie viele Gegenstände pro Seite in der Inventarliste angezeigt werden |
| Tage der Feldhistorie | Legt fest, wie lange frühere Werte von Inventarfeldern in der Historie verfügbar bleiben |
| Gegenstandsbilder aktivieren | Aktiviert die Möglichkeit, Bilder für Inventargegenstände zu verwenden |
| Speicherort für Gegenstandsbilder | Legt fest, ob Bilder in der Datenbank oder im Dateisystem gespeichert werden |
| Maximale Bildgröße | Legt die maximale Breite und Höhe für Gegenstandsbilder fest |
| Veraltete Auswahlwerte anzeigen | Bestimmt, ob nicht mehr verwendete Auswahlwerte weiterhin angezeigt werden |
| Systemfeldnamen bearbeiten | Erlaubt die Anpassung der Anzeigenamen von vorgegebenen Inventarfeldern |
| Verwaltern das Bearbeiten erlauben | Erlaubt Verwaltern, die ihnen zugeordneten Gegenstände zu bearbeiten |
| Durch Verwalter bearbeitbare Felder | Legt fest, welche Felder Verwalter bearbeiten dürfen |
| Aktuellen Benutzer als Verwalter vorauswählen | Trägt beim Anlegen eines Gegenstands den aktuellen Benutzer als Verwalter ein |
| Negative Zahlen erlauben | Erlaubt negative Werte in numerischen Inventarfeldern |
| Dezimalstellen | Legt die Anzahl der angezeigten Dezimalstellen für Zahlenfelder fest |
| Datums- und Uhrzeitformat | Legt fest, ob Datumsfelder nur ein Datum oder auch eine Uhrzeit enthalten |
Die Ausleihfunktion kann bei Bedarf deaktiviert werden. Ist sie deaktiviert, stehen keine Funktionen zur Ausgabe, Rückgabe oder Verwaltung von Ausleihen zur Verfügung.
Es kann festgelegt werden, ob Inventarinformationen in Benutzerprofilen angezeigt werden.
Dazu können die anzuzeigenden Inventarfelder ausgewählt werden, zum Beispiel der zuletzt ausgegebene Gegenstand oder ein zugeordneter Verwalter.
Für Inventarexporte kann ein Standarddateiname festgelegt werden. Optional kann dem Dateinamen automatisch das aktuelle Datum vorangestellt werden.
Die zentrale Inventarseite zeigt alle verfügbaren Gegenstände. Über Filter kann die Liste eingeschränkt werden nach:
Ausgemusterte Gegenstände werden in der Standardansicht nicht angezeigt. Administratoren können sie über den Statusfilter einblenden.
Berechtigte Benutzer können Gegenstände aus der Liste heraus erstellen, bearbeiten, kopieren, ausmustern, wiederherstellen oder löschen. Mehrere Gegenstände können gleichzeitig zur Sammelbearbeitung ausgewählt werden.
Inventaradministratoren können über das Inventarmenü einen neuen Gegenstand anlegen.
Jeder Gegenstand verwendet die konfigurierten Inventarfelder. Typische Felder sind:
Die verfügbaren Felder werden durch den Inventaradministrator festgelegt.
Bestehende Gegenstände können von berechtigten Benutzern bearbeitet werden.
Mit der Kopierfunktion wird ein neuer Gegenstand auf Grundlage eines bestehenden Gegenstands erstellt. Dies ist besonders hilfreich, wenn mehrere ähnliche Gegenstände erfasst werden sollen.
Die Sammelbearbeitung übernimmt ausgewählte Werte für mehrere Gegenstände gleichzeitig. Sie eignet sich beispielsweise für die Zuweisung eines Verwalters, die Änderung einer Kategorie oder die Aktualisierung eines gemeinsamen Feldes.
Wenn Gegenstandsbilder in den Einstellungen aktiviert sind, können Bilder hochgeladen und Gegenständen zugeordnet werden. Bilder erleichtern die Wiedererkennung von Gegenständen in der Inventarliste und in den Detailansichten.
Das Ausmustern ist dem Löschen vorzuziehen, wenn die Historie erhalten bleiben soll.
Inventaradministratoren können die Felder verwalten, die für Inventargegenstände verwendet werden.
Felder können angelegt, bearbeitet, sortiert oder entfernt werden. Abhängig vom Feldtyp können auch Auswahlwerte verwaltet werden.
Felder ermöglichen die Anpassung der Inventarverwaltung an die Anforderungen der Organisation. Beispielsweise können folgende Felder ergänzt werden:
Änderungen an Feldern wirken sich auf Formulare, Listen, Filter, Importe und Exporte aus.
Inventarfelder können für Zeiträume verwendet werden. In den Einstellungen kann festgelegt werden, ob dafür nur ein Datum oder Datum und Uhrzeit verwendet werden sollen.
Dies eignet sich beispielsweise für Wartungszeiträume, Garantiezeiten oder andere zeitbezogene Angaben zu Gegenständen.
Der Ausleihbereich dient zur Erfassung der tatsächlichen Ausgabe und Rückgabe von Gegenständen.
Wenn die Ausleihfunktion aktiviert ist, können berechtigte Benutzer folgende Informationen erfassen:
Ein Gegenstand mit einer offenen Ausleihe gilt als ausgegeben und kann nicht für einen anderen Zeitraum reserviert werden.
Wenn ein Gegenstand zurückgegeben wird, wird die Rückgabe im Ausleihbereich erfasst. Anschließend ist der Gegenstand wieder verfügbar, sofern keine bestätigte Reservierung vorliegt.
Die Ausleihübersicht kann Folgendes anzeigen:
Die tatsächliche Rückgabe bleibt ein manueller Vorgang.
Reservierungsanfragen ermöglichen die Planung von Inventargegenständen für einen bestimmten Zeitraum.
| Einstellung | Beschreibung |
|---|---|
| Reservierungsanfragen aktivieren | Aktiviert die Möglichkeit, Reservierungen für Inventargegenstände anzufragen |
| Reservierungen für Veranstaltungen erlauben | Erlaubt die Auswahl von Inventargegenständen direkt beim Bearbeiten einer Veranstaltung |
| Verwalter dürfen Reservierungen verwalten | Erlaubt den verantwortlichen Verwaltern eines Gegenstands, dessen Reservierungen zu bearbeiten |
| Freigabe von Reservierungsanfragen | Legt fest, ob Reservierungen automatisch oder manuell bestätigt werden |
| Wer darf Reservierungen anfragen | Legt fest, ob Gäste, angemeldete Mitglieder oder Mitglieder ausgewählter Rollen Anfragen stellen dürfen |
| Rollen mit Anfragerecht | Legt die Rollen fest, deren Mitglieder Reservierungsanfragen stellen dürfen |
| E-Mail-Benachrichtigungen aktivieren | Aktiviert Benachrichtigungen zu Reservierungsanfragen und Statusänderungen |
| Rollen für Benachrichtigungen | Legt eine oder mehrere Rollen fest, deren Mitglieder Benachrichtigungen erhalten |
| Verantwortliche bei diesen Aktionen benachrichtigen | Legt fest, bei welchen Statusänderungen Verantwortliche eine E-Mail erhalten |
| Antragsteller per E-Mail benachrichtigen | Legt fest, ob Antragsteller über Änderungen ihrer Reservierung informiert werden |
Der Administrator kann Reservierungsanfragen erlauben für:
Bei Anfragen durch Gäste müssen Name und E-Mail-Adresse angegeben werden.
Eine Reservierungsanfrage enthält:
Das System prüft, ob der Gegenstand im gewünschten Zeitraum verfügbar ist. Eine aktive Ausleihe oder eine zeitlich überlappende bestätigte Reservierung verhindert eine Bestätigung für denselben Zeitraum.
Der Freigabemodus kann wie folgt eingestellt werden:
AngefragtBestätigt, wenn der Gegenstand verfügbar istEine Reservierung kann folgende Statusübergänge durchlaufen:
Angefragt → BestätigtAngefragt → AbgelehntAngefragt → StorniertBestätigt → AusgegebenBestätigt → StorniertAusgegeben → Zurückgegeben
Abgelehnt, Storniert und Zurückgegeben sind endgültige Status. Sie bleiben in der Historie erhalten und können nicht wieder in eine aktive Reservierung umgewandelt werden.
Wird nach einer Ablehnung oder Stornierung erneut ein Gegenstand benötigt, muss eine neue Reservierungsanfrage gestellt werden.
Inventaradministratoren und, falls aktiviert, verantwortliche Verwalter können Reservierungen bearbeiten.
Sie können:
Antragsteller können eigene offene oder bestätigte Reservierungen zurückziehen, wenn sie angemeldet sind.
Reservierungen für Veranstaltungen unterstützen Organisatoren bei der Planung benötigter Gegenstände.
Beim Erstellen oder Bearbeiten einer Veranstaltung kann im Reiter Reservierungen das benötigte Inventar hinzugefügt werden.
Für jeden ausgewählten Gegenstand wird eine Reservierung für den Veranstaltungszeitraum angelegt. Abhängig vom konfigurierten Freigabeprozess werden Anfragen automatisch bestätigt oder müssen durch eine verantwortliche Person geprüft werden.
Der Status jeder Reservierung wird im Veranstaltungsformular angezeigt.
Wird der Zeitraum einer Veranstaltung geändert, wird der Reservierungszeitraum der zugeordneten Gegenstände entsprechend angepasst.
Ist ein Gegenstand im neuen Zeitraum nicht verfügbar, sollten die verantwortlichen Personen die Reservierung prüfen.
Wird ein Gegenstand aus einer Veranstaltung entfernt, werden Reservierungen storniert, bei denen noch keine Ausgabe erfolgt ist.
Bereits ausgegebene Gegenstände bleiben in der Ausleihübersicht, bis ihre Rückgabe manuell erfasst wird.
Wurde eine Reservierung für eine Veranstaltung abgelehnt oder storniert, kann im Bereich mit den Reservierungsstatus die Aktion Erneut anfragen gewählt werden.
Dadurch wird eine neue Anfrage für denselben Gegenstand und denselben Veranstaltungszeitraum angelegt. Die vorherige abgelehnte oder stornierte Reservierung bleibt in der Historie erhalten.
E-Mail-Benachrichtigungen für Reservierungen können in den Inventareinstellungen aktiviert werden.
Administratoren können festlegen:
Benachrichtigungen können bei neuen Anfragen, Bestätigungen, Ablehnungen, Stornierungen, Ausgaben und Rückgaben versendet werden.
Jede Nachricht enthält den Gegenstand, den Reservierungszeitraum, den aktuellen Status und Angaben zum Antragsteller.
Inventaradministratoren können Gegenstände aus folgenden Dateiformaten importieren:
Während des Imports werden die Spalten der Datei den konfigurierten Inventarfeldern zugeordnet.
Die gefilterte Inventarliste kann exportiert oder gedruckt werden. Folgende Exportformate stehen zur Verfügung:
Die aktiven Filter der Inventarliste werden beim Export berücksichtigt.
Inventaradministratoren können die Historie öffnen, um Änderungen an folgenden Daten nachzuvollziehen:
Die Historie zeigt, wer Änderungen an einem Gegenstand, einer Reservierung oder einer Konfiguration vorgenommen hat.