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New features and important changes in Admidio 3.3New features and important changes in Admidio 3.3
15.04.2018

In the following we have put together a short description of the big changes in this version for you. In addition to these highlights, there are of course a lot of minor changes, which we have implemented in this version.

Authorization system

We have made major changes to the authorization system in this release. Central components remain the roles. However, you can now assign categories to roles. Here you can distinguish whether these roles are only allowed to see or edit objects in the category. You can assign any role to any category.
If you work with multiple organizations, you can still choose to have this category visible to multiple organizations. We have merged this setting with the new role-based feature.
If you work with relationships, it is now possible to specify that users of a relationship role can also edit the profile of the assigned relationship. This is useful, for example, in the parent-child relationship. Here you can specify that the relationship role parents are allowed to edit the profiles of the children.
The visibility of former members has now been severely curtailed. Only users who are allowed to assign users to the role can see the alumni. You can continue to be the leader of a role if you have been given the appropriate rights.

Configurable menu

You can freely configure the main menu with this version. There is now a new module, which you will also find in the menu under the item "Menu". Here you can see every menu entry and you can move it in the order. It is also possible to add own menu items and to link. The visibility of your own menu items can be restricted via roles. (Attention: then only the menu item will be hidden, the page behind it must be provided with rights separately)

Extension of the event module

In the event module, the functionalities of the participants registration have been revised and expanded. In addition to the known possibilities of acceptance and cancellation, a new conditional approval can now be made in this version. Cancellations for appointments can now also be managed via the configuration in the system settings, whether they should be permanently stored and displayed. In previous versions, entries were automatically removed when canceling from the database. The list of participants has also been revised and has been given a new status within the version. It can now be configured, saved and defined as system-wide standard list for appointments in the system settings independently of the standard list for roles with parameters (we will of course provide a standard list when updating). A long-awaited feature has also found its way: Participants now finally have the option to enter comments and other people to their registration, if the appointment is configured accordingly. Appointment manager, roles with right to edit appointments and of course administrators can maintain and change the details of participants. A retrospective change of the registration status of the participants was also prevented. This is only possible through appropriate persons with right, analogous to the participant change and care. Appointments have now set an automatic login and change deadline at the start time of the corresponding appointment as standard. The registration deadline can also be freely defined within the appointment as another new feature.

Other improvements

  • added new languages: indonesian, spanish, swahili and chinese simple
  • Allow flexible fields list within registration

Change in the event rights

So far, you could assign different roles for each event in the field visible for and only members of these roles could see the event. If the event registration was activated, then only members of these roles could register for the event.

We have now changed this logic in the course of the rights revision. As in the other modules with categories, the rights for visibility are defined via the category. There you can assign any role to any category and then only members of these roles are allowed to see the dates of the corresponding category. In addition, there is still one role assignment per event, but here are the roles defined, which may register for an event.

When updating from a version smaller than 3.3, the event registrations are accepted and filled from the roles of the old field visible for. However, the visibility is not set in the categories, because this was previously at the event level and there is no meaningful logic to summarize this and assign it to a category, since different events of a category can have different visibility.

Please check your configuration for the visibility of the events and adjust them manually!

Change in the invisible roles

With version 3.3 we have abolished the invisible roles. Invisible roles were active roles in which the rights were evaluated, but which did not appear in overviews, lists, etc.

Since this was confusing in some places and not consistently used everywhere, we have removed this feature. All invisible roles are visible in the 3.3. You can also achieve the invisible role effect through the available permissions settings of roles.

 

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Im folgenden haben wir eine kurze Beschreibung der großen Neuerungen in dieser Version für euch zusammengestellt. Neben diesen Highlights gibt es natürlich noch eine Menge kleinerer Änderungen, welche wir in dieser Version umgesetzt haben.

Berechtigungssystem

Wir haben in dieser Version größere Änderungen am Berechtigungssystem vorgenommen. Zentraler Bestandteil bleiben weiterhin die Rollen. Allerdings könnt ihr nun Kategorien Rollen zuordnen. Dabei könnt ihr unterscheiden, ob diese Rollen Objekte der Kategorie nur sehen oder diese auch bearbeiten dürfen. Ihr könnt dazu jeder Kategorie beliebige Rollen zuordnen.
Arbeitet ihr mit mehreren Organisationen, so könnt ihr weiterhin festlegen, ob diese Kategorie für mehrere Organisationen sichtbar ist. Diese Einstellung haben wir mit der neuen Funktion auf Rollenbasis zusammengelegt.
Arbeitet ihr mit Beziehungen, so ist es nun möglich festzulegen, dass Benutzer einer Beziehungsrolle das Profil der zugeordneten Beziehung auch editieren können. Dies ist zum Beispiel sinnvoll bei der Eltern-Kind-Beziehung. Hier kann festgelegt werden, dass die Beziehungsrolle Eltern die Profile der Kinder bearbeiten dürfen.
Die Sichtbarkeit von ehemaligen Mitgliedern ist jetzt stark eingeschränkt worden. Es können nur noch Benutzer, welche der Rolle Benutzer zuordnen dürfen, die Ehemaligen sehen. Leiter einer Rolle können Sie somit weiterhin, falls sie das entsprechende Recht gesetzt bekommen haben.

Konfigurierbares Menü

Ihr könnt mit dieser Version das Hauptmenü frei konfigurieren. Dazu gibt es jetzt ein neues Modul, welches ihr auch im Menü unter dem Punkt „Menü“ findet. Hier seht ihr jeden Menüeintrag und könnt diesen in der Reihenfolge verschieben. Ebenfalls ist es nun möglich eigene Menüpunkte hinzuzufügen und zu verlinken. Die Sichtbarkeit der eigenen Menüpunkte können über Rollen eingeschränkt werden. (Achtung: Es wird dann nur der Menüpunkt ausgeblendet, die dahinterliegende Seite muss separat mit Rechten versehen werden)

Erweiterung des Terminmoduls

Im Terminmodul wurden die Funktionalitäten der Teilnehmeranmeldung überarbeitet und erweitert. Neben den bekannten Möglichkeiten der Zu- und Absage, kann jetzt neu in dieser Version, eine Zusage unter Vorbehalt getätigt werden. Auch können Absagen zu Terminen jetzt über die Konfiguration in den Systemeinstellungen verwaltet werden, ob diese dauerhaft gespeichert und dargestellt werden sollen. In vorherigen Versionen wurden Einträge bei Absage aus der Datenbank automatisch entfernt. Die Teilnehmerliste wurde ebenfalls überarbeitet und hat innerhalb der Version einen neuen Stellenwert bekommen. Sie kann nun unabhängig der Standardliste bei Rollen mit Parametern konfiguriert, gespeichert und als systemweite Standardliste für Termine in den Systemeinstellungen definiert werden (eine Standardliste stellen wir natürlich bereit beim Update). Ein lang ersehntes Features hat ebenfalls den Einzug gefunden: Teilnehmer haben nun endlich auch die Möglichkeit Kommentare und weitere Personen zu ihrer Anmeldung anzugeben, wenn der Termin dementsprechend konfiguriert ist. Terminleiter, Rollen mit Recht Termine zu bearbeiten und natürlich Administratoren können die Angaben der Teilnehmer pflegen und ändern. Eine rückwirkende Änderung des Anmeldestatus der Teilnehmer wurde ebenfalls unterbunden. Dies ist nur noch durch entsprechende Personen mit Recht, analog der Teilnehmeränderung und Pflege möglich. Termine haben nun einen automatischen Anmelde- und Änderungsschluss zum Startzeitpunkt des entsprechenden Termins als Standard gesetzt. Der Anmeldeschluss kann aber auch innerhalb des Termins, als weiteres neues Feature, optional frei definiert werden.

Weitere Verbesserungen

  • neue Sprachen hinzugefügt: indonesisch, spanisch, swahili and chinesisch
  • die Profilfelder bei der Registrierung können frei gewählt werden

Änderung bei den Terminrechten

Bisher konntet ihr bei jedem Termin im Feld sichtbar für diverse Rollen zuordnen und nur diese Rollen konnten den Termin sehen. War die Terminanmeldung aktiviert, dann konnten sich auch nur Mitglieder dieser Rollen bei dem Termin anmelden.

Diese Logik haben wir jetzt im Zuge der Rechteüberarbeitung geändert. Wie in den anderen Modulen mit Kategorien werden die Rechte für Sichtbarkeit über die Kategorie definiert. Dort könnt ihr jeder Kategorie beliebige Rollen zuordnen und es dürfen dann nur Mitglieder dieser Rollen die Termine der entsprechenden Kategorie sehen. Zusätzlich gibt es weiterhin eine Rollenzuordnung pro Termin, allerdings werden hier die Rollen definiert, die sich für einen Termin anmelden dürfen.

Bei dem Update von einer Version kleiner als die 3.3 werden die Terminanmeldungen übernommen und aus den Rollen des alten Feldes sichtbar für befüllt. Allerdings wird die Sichtbarkeit in den Kategorien nicht gesetzt, da diese vorher auf Terminebene war und es hier keine sinnvolle Logik gibt, dies zusammenzufassen und einer Kategorie zu zuordnen, da verschiedene Termine einer Kategorie andere Sichtbarkeiten haben können.

Bitte prüft für die Sichtbarkeit der Termine eure Konfiguration und passt diese manuell an!

Änderung bei den unsichtbaren Rollen

Mit Version 3.3 haben wir die unsichtbaren Rollen abgeschafft. Unsichtbare Rollen waren aktive Rollen, bei denen die Rechte ausgewertet wurden, welche aber in Übersichten, Listen usw. nicht erschienen.

Da dies an einigen Stellen zu Verwirrung führte und nicht überall konsequent genutzt wurde, haben wir diese Funktion entfernt. Alle unsichtbaren Rollen sind in der 3.3 sichtbar. Ihr könnt den Effekt der unsichtbaren Rolle auch über die verfügbaren Rechteeinstellungen der Rollen erreichen.