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Mitgliedsbeitrag

Einleitung

Dieses Plugin für Admidio errechnet Mitgliedsbeiträge und speichert sie in der Admidio-Datenbank.

Folgende Exportmöglichkeiten bietet das Plugin:

  • SEPA-XML-Datei
  • Datenträgerbegleitzettel
  • Listen im CSV-Format (z.B. zur Erstellung von Serienbriefen)

Die Berechnung der Beiträge wird über Rollenzugehörigkeiten realisiert (Einer Rolle kann in Admidio ein Beitrag und ein Beitragszeitraum zugeordnet werden. Diese Einträge wertet das Plugin aus.)

Dazu wurden drei verschieden Rollentypen festgelegt:

  • Altersgestaffelte Rollen (Beitragsberechnung abhängig vom Alter eines Mitglieds)
  • Familienrollen (Beitragsberechnung für Familien)
  • Festbeitragsrollen (Beitragsberechnung für Sparten, Ehrenmitglieder, Jugendliche etc.)

Die gesamte Bedienung sowie die Konfiguration erfolgt über die Weboberfläche des Plugins.

Hinweis: Verweise in dieser Beschreibung auf bestimmte Menüpunkte des Plugins sind folgendermaßen dargestellt: →<Reiter>-<Menüpunkt>-<ggf. Einzelpunkt> (z.B. →Einstellungen-Familienrollen-Präfix)

Installation

Zur Installation sind folgende Schritte durchzuführen:

  1. Im Ordner adm_plugins einen neuen Ordner mit dem Namen mitgliedsbeitrag erstellen
  2. Alle Dateien (und Ordner) des Ordners mitgliedsbeitrag aus der entpackten Zip-Datei in diesen Ordner kopieren.
  3. Folgende Zeilen in die Datei \admidio\adm_themes\modern\my_body_bottom.php einfügen:
include(SERVER_PATH."/adm_plugins/mitgliedsbeitrag/mitgliedsbeitrag.php");

Der erste Aufruf

Beim ersten Aufruf und bei jedem Start prüft das Plugin ob die Werte der version.php (Versionsnummer und Stand des Plugins) mit denen in der Datenbank übereinstimmen. Bei Unterschiedlichkeit wird eine Setuproutine aufgerufen.

Im ersten Durchgang der Setuproutine wird die Datenbank auf fehlende Profilfelder und Kategorien überprüft.

Falls Profilfelder oder Kategorien fehlen, können sie über den Button „Weiter“ angelegt werden.

Nur wenn alle notwendigen Profilfelder vorhanden sind, kann zum zweiten Durchgang gewechselt werden.

Zweiter Durchgang: Soll-Ist-Vergleich

Der zweite Durchgang der Setuproutine ist nur ein Soll-Ist-Vergleich um aufzuzeigen, wie die notwendigen Kategorien und Profilfelder definiert sein sollten. Unterschiede sind fett hervorgehoben.

Es wäre z.B. möglich, daß bereits ein Profilfeld mit dem Namen „Kontonummer“ existiert, es jedoch nicht numerischen Datentyps ist. Notwendige Änderungen werden nicht durch die Setuproutine durchgeführt.

Funktionsweise

Das Plugin berechnet die Mitgliedsbeiträge anhand der Rollenzugehörigkeit eines Mitglieds.

Für die Beitragsberechnung sind nur Rollen relevant, bei denen Beitrag und Beitragszeitraum definiert sind (auch ein Beitrag von 0 € ist möglich, z.B. für Ehrenmitglieder). Ein Mitglied kann dabei Angehöriger einer oder mehrerer Rollen sein. Die bei den Rollen eingetragenen Beiträge werden aufsummiert. In welcher Kategorie sich diese Rollen befinden ist nicht von Bedeutung.

  1. Der Beitrag einer Rolle ist immer ein Jahresbeitrag.
  2. Der Beitragszeitraum einer Rolle wird für die Funktion „anteilige Berechnung“ verwendet.

Beendet ein Mitglied während des Jahres seine Mitgliedschaft in einer Rolle oder tritt es während des Jahres neu einer Rolle bei, wird eine anteilige Beitragsberechnung durchgeführt.

  • Für die anteilige Berechnung bei Beendigung der Mitgliedschaft wird das Ende einer Rollenzugehörigkeit verwendet.
  • Für die anteilige Berechnung bei Beginn einer Mitgliedschaft wird, je nach Konfiguration, entweder das Beitrittsdatum oder der Beginn einer Rollenmitgliedschaft verwendet.

Die anteilige Berechnung:

  • Beitragszeitraum Monatlich: Berechnet wird jeder angefangene Monat
    • Bsp: Beitritt im April → Berechnet werden Apr bis Dez = 9 Monate = 9/12 vom Jahresbeitrag
    • Bsp: Austritt im Juni → Berechnet werden Jan bis Jun = 6 Monate = 6/12 vom Jahresbeitrag
  • Beitragszeitraum Vierteljährlich: Im Beitritts-/Austrittsjahr wird jedes angefangene Vierteljahr berechnet
    • Bsp: Beitritt im zweiten Vierteljahr (Apr, Mai, Jun) → 9 Monate werden berechnet = 9/12 vom Jahresbeitrag
    • Bsp: Beitritt im vierten Vierteljahr (Okt, Nov, Dez) → 3 Monate werden berechnet = 3/12 vom Jahresbeitrag
  • Beitragszeitraum Halbjährlich: Im Beitritts-/Austrittsjahr wird jedes angefangene Halbjahr berechnet
    • Bsp: Beitritt im ersten Halbjahr → 12 Monate werden berechnet = 12/12 vom Jahresbeitrag
    • Bsp: Beitritt im zweiten Halbjahr → 6 Monate werden berechnet = 6/12 vom Jahresbeitrag
    • Bsp: Austritt im ersten Halbjahr → 6 Monate werden berechnet = 6/12 vom Jahresbeitrag
    • Bsp: Austritt im zweiten Halbjahr → 12 Monate werden berechnet = 12/12 vom Jahresbeitrag
  • Beitragszeitraum Jährlich und Einmalig: Im Beitritts-/Austrittsjahr fällt der volle Beitrag einer Rolle an.

Achtung: Eine Beitragsberechnung, auch eine anteilige, wird nur für aktive Mitglieder durchgeführt. Das heißt, ein Mitglied muss am Tag an dem die Berechnung durchgeführt wird, ein aktives Mitglied der Rolle sein. Zukünftige sowie ehemalige Rollenmitgliedschaften werden nicht berücksichtigt.

Anteilige Beitragsberechnung von Familienrollen:

Die anteilige Beitragsberechnung von Familienrollen funktioniert nach einem ähnlichen Prinzip.

  • Entweder existiert eine Familienrolle bereits zu Beginn des Abrechnungsjahres (und dauert bis zum Jahresende)
  • oder sie wird im Abrechnungsjahr neu angelegt (und dauert auch bis zum Jahresende).

Berechnet wird immer bis zum Jahresende, da es technisch nicht möglich ist einer Familienrolle ein Endedatum zuzuweisen (um Berechnungen von - bis durchzuführen). Ausschlaggebend für eine anteilige Berechnung bei Familienrollen ist das Datum, an dem die Rolle angelegt wurde. Dieses Datum (rol_timestamp_create) wird in Admidio nicht angezeigt und ist innerhalb von Admidio auch nicht veränderbar.

Die verschiedenen Rollentypen

Beispiel für verschiedene Rollendefinitionen.

Altersgestaffelte Rollen

Für eine altersgestaffelte Beitragsermittlung muss für jeden Altersbereich eine entsprechende Rolle vorhanden werden. Dabei muss der gesamte Altersbereich (ohne Lücken) abgedeckt sein. Der Rollenname ist von entscheidender Bedeutung, da darin der Altersbereich mit angegeben wird. Die relevanten Altersangaben müssen dazu von Trennzeichen (→ Einstellungen-Altersgestaffelte Rollen-Trennzeichen) umschlossen sein. Mögliche Trennzeichen wären z.B. * oder # oder + oder - oder _ oder ! oder %.

Beispiele für Rollennamen:

  • Mitglieder zwischen *0* und *14* Jahren
  • Mitglieder von *15* bis *17* Jahren
  • Mitglieder *18* bis *99* Jahre
  • Mitglieder von -0- bis -18- Jahren
  • Mitglieder -19- bis -80- Jahre

Beispiel für altersgestaffelte Rollen

Ein neues Mitglied wird bei seiner Erstaufnahme in eine oder mehrere dieser altersgestaffelten Rollen aufgenommen (in welche ist nicht von Bedeutung). Über → Allgemein-Beitragsberechnung-Neuzuordnung wird eine Routine angestoßen, die alle Mitglieder von altersgestaffelten Rollen anhand ihres Alters, bezogen auf den Stichtag (→ Einstellungen-Altersgestaffelte Rollen-Stichtag) neu auf die altersgestaffelten Rollen verteilt.

Familienrollen

Beiträge, die bei einer Familienrolle definiert sind, gelten für die gesamte Familie, nicht für jedes Einzelmitglied. Alle Angehörigen einer Familienrolle zahlen einen gemeinsamen Beitrag.

Damit das Plugin Familienrollen von anderen Beitragsrollen unterscheiden kann, müssen alle Familienrollen mit einem fest definierten Präfix beginnen, z.B. „Fam.“ oder „Familie“(→ Einstellungen-Familienrollen-Präfix). Es können beliebig viele Familienrollen definiert werden (z.B. Fam100 mit Beitrag 100 EUR oder Fam200 mit Beitrag 200 EUR). Hierbei ist jedoch darauf zu achten, dass sich alle Präfixe voneinander unterscheiden (Nicht „Fam“ gleichzeitig mit „Familie“ verwenden.).

Wichtiger Hinweis: Auch wenn nicht mit Familienrollen gearbeitet wird, muss trotzdem mindestens ein Familienrollen-Präfix definiert sein, ansonsten interpretiert das Plugin alle Beitragsrollen als Familienrollen und berechnet die Beiträge falsch.

Beitrag, Beitragszeitraum und Beschreibung von Familienrollen können über eine Routine (→ Einstellungen-Familienrollen) global geändert werden.

Besonderheit Zahlungspflichtiger

Bei Familienrollen wird das erste Mitglied, bei dem Kontodaten hinterlegt sind, vom Plugin als Zahlungspflichtiger markiert. Diesem Zahlungspflichtigen werden die errechneten Beiträge zugeordnet.

Sind bei keinem Familienmitglied Kontodaten hinterlegt, so wird ein Zahlungspflichtiger nach dem Zufallsprinzip bestimmt. Dies könnte unter Umständen auch ein Kleinkind sein.

Um diesem Sonderfall vorzubeugen, kann bei einer Familie ein Leiter bestimmt werden. Der Leiter ist in diesem Fall für das Programm der Zahlungspflichtige, unabhängig davon, ob bei Ihm Kontodaten hinterlegt sind oder nicht.

Ein Leiter einer Familie kann nicht gleichzeitig Leiter einer weiteren Familie sein.

Beispiel für Familienrollen

Festbeitragsrollen

Alle weiteren Rollen, bei denen ein Beitrag und ein Beitragszeitraum definiert sind fallen unter „Festbeitragsrollen“. Die Namen dieser Rollen und die Kategorien in denen sie sich befinden, sind nicht von Bedeutung. Sobald ein Mitglied Angehöriger einer oder auch mehrerer dieser Rollen ist, wird der Beitrag der Rolle in die Beitragsberechnung mit einbezogen.

Über Festbeitragsrollen können

  • beliebig viele Spartenbeiträge
  • Beiträge für Jugendliche
  • Beiträge für Schüler
  • Beiträge für Ehrenmitglieder (Beitrag 0 EUR)
  • Beiträge für Senioren usw

berechnet werden.

Menüfunktionen

Das Plugin wird über ein Accordion-Menü (ähnl. Admidio-Organisationseinstellungen) mit drei Reitern gesteuert:

Allgemein Export Einstellungen
  • Über die Menüpunkte des Reiters Allgemein gelangt man zu den Hauptfunktionen des Plugins. Hier befinden sich Beitragsberechnung, Mandatsverwaltung, Beitragszahlung und diverse Analysen.
  • Über Export sind alle Exportfunktionen zugänglich.
  • Alle Einstellungen sind über die Menüpunkte des Reiters Einstellungen erreichbar.

Jeder Menüpunkt ist zudem mit einem kurzen Hilfetext versehen.

Das Menü Allgemein

Beitragsberechnung

Über Beitragsberechnung

  • können alle Mitglieder von altersgestaffelten Rollen neu zugeordnet werden.
  • können Beitrag und Beitragstext und/oder ein Bezahlt-Datum gelöscht werden.
  • wird die Neuberechnung der Mitgliedsbeiträge durchgeführt.
Beitragszahlungen

Über Beitragszahlungen kann ein Bezahlt-Datum in die Datenbank geschrieben werden.

Wurde ein Mitgliedsbeitrag bezahlt, kann dies in der Datenbank vermerkt werden (→ Allgemein-Beitragszahlungen). Hierzu wird das Datum des Zahltages (Bezahlt-Datum) in die Datenbank geschrieben.

Ein globales Zurücksetzen (Löschen) dieses Bezahlt-Datums ist über → Allgemein-Beitragsberechnung möglich.

Wichtiger Hinweis: Das Setzen eines Bezahlt-Datums bewirkt außerdem:

  1. die Löschung eines eventuell vorhanden Fälligkeitsdatums
  2. den Wechsel des SEPA Sequenztyps FRST nach RCUR
Beitragsanalyse

Die Beitragsanalyse dient als schneller Überblick über die voraussichtlichen Mitgliedsbeiträge.

Rollenprüfung

Diverse Prüfungen von Beitragsrollen.

Hinweis: Die Rollenprüfung hat keinen Einfluss auf die Beitragsberechnung. Sie dient, wie der Name schon sagt, nur zur Prüfung bestimmter Daten.

Die Rollenprüfung prüft u.a., ob in den altersgestaffelten Rollen eine Lücke in den Altersangaben besteht ob Mitglieder Angehöriger mehrerer Rollen sind (Pflicht) (Ausschluss) und ob sich in Familienrollen Mitglieder befinden, die aufgrund ihres Alters nicht in dieser Familienrolle sein sollten.

Beispiel zur Rollenprüfung von Familienrollen:

Fünf unterschiedliche Familienrollenpräfixe sind definiert. Es soll geprüft werden, ob ein Angehöriger einer Familienrolle aufgrund seines Alters nicht in dieser Familienrolle sein dürfte. Alle Prüfungen von Familienrollen beziehen sich auf den Stichtag, der bei den altersgestaffelten Rollen definiert wurde.

Präfix Altersbereiche / Prüfung / Bemerkung Parameter
Fam. allgemeine Familienrollen ohne Püfung
FamERW2- 0 Personen von 0 bis 17, 2 Personen von 18 bis 59, 0 Personen von 60 bis 99 0*17:0;18*59:2;60*99:0
FamERW2+JUG1 0 Personen von 0 bis 13, 1 Person von 14 bis 17, 2 Personen von 18 bis 59, 0 Personen von 60 bis 99 0*13:0;14*17:1;18*59:2;60*99:0
FamERW1+SEN1 0 Personen von 0 bis 17, 1 Person von 18 bis 59, 1 Personen von 60 bis 99 0*17:0;18*59:1;60*99:1
FamSEN2 0 Personen von 0 bis 17, 0 Personen von 18 bis 59, 2 Personen von 60 bis 99 (mit Syntaxfehler!!!) 0*17:0;18*59::0;60*99:2

Familienrollen mit den oben definierten Präfixen

Die Einstellungen für die Rollenprüfung

Das Ergebnis der Prüfung

Beispiel für korrekte Parameter für die Rollenprüfung von Familienrollen

Rollenübersicht

Die Rollenübersicht liefert ein Übersicht über alle Beitragsrollen und deren Anzahl an Mitgliedern.

Mandatsverwaltung

Über die Mandatsverwaltung können Mandatsrefenzen erzeugt und Mandate bearbeitet werden.

Das Menü Export

Folgende Exportdateien können durch das Plugin erstellt werden:

  • SEPA-XML-Datei
  • Datenträgerbegleitzettel
  • Listen im CSV-Format
SEPA

Hierüber können alle SEPA-spezifischen Dateien exportiert werden.

Rechnung

Über diesen Menüpunkt kann eine Rechnungsliste im CSV-Format erstellt werden.

Das Menü Einstellungen

Löschen

Über Löschen können Einträge in der Datenbank gelöscht werden.

Beitragseinstellungen

Allgemeine Beitragseinstellungen.

Altersgestaffelte Rollen

Einstellungen für die altersgestaffelten Rollen.

Möchte man mit mehreren Altersstaffelungen arbeiten, so ist zuerst im Feld „Anzahl der Staffelungen“ der Wert für die zusätzliche Anzahl einzutragen und der Speichern-Button zu betätigen.

Beim nächten Aufruf des Moduls können dann die Trennzeichen für die verschiedenen Staffelungen eingetragen werden.

Um eine Staffelung wieder zu löschen, ist lediglich der Wert für das Trennzeichen zu löschen und der Speichern-Button zu betätigen

Familienrollen

Einstellungen für Familienrollen.

Möchte man mit mehreren Familienrollen arbeiten, so ist zuerst im Feld „Anzahl der Familienrollen“ der Wert für die zusätzliche Anzahl einzutragen und der Speichern-Button zu betätigen.

Beim nächten Aufruf des Moduls können dann die Daten der Familienrollen eingetragen werden. Um die Konfiguration einer Familienrolle wieder zu löschen, ist entweder

  • der Wert für das Präfix
  • oder der Wert für den Beitrag
  • oder der Wert für den Beitragszeitraum

zu löschen und anschließend der Speichern-Button zu betätigen.

Kontodaten

Die Kontodaten des Zahlungsempfängers.

Export

Einstellungen für einen Datenexport.

Mandatsverwaltung

Hier werden die Parameter für die Zusammensetzung der Mandatsreferenz eingestellt.

Rollenprüfung

Einstellungen für die Rollenprüfung.

Optionen

Über Optionen können die Textlänge der Select-Boxen und ein Datenbank-Trennzeichen definiert, sowie Mitgliedsnummern erzeugt werden.

= Mitgliedsnummer =

Über den Menüpunkt → Einstellungen-Optionen-Mitgliedsnummern(n) erzeugen können einfache, numerische und organisationsübergreifende Mitgliedsnummern erstellt werden.

Meldung, falls keine Mitgliedsnummern erzeugt wurden.

Meldung über zugewiesene Mitgliedsnummern.

Pluginfreigabe

Einstellungen, wer das Plugin aufrufen darf.

Hinweis: Eine ausgewählte Rolle benötigt zusätzlich über die Admidio-Rollenverwaltung mindestens eine der nachfolgenden Berechtigungen:

  • „Rollen verwalten und zuordnen“
  • „Profildaten aller Benutzer bearbeiten“
  • „Registrierungen verwalten und zuordnen“
Plugininformationen

Allgemeine Plugininformationen.

E-Mail Versand

Das Plugin bietet in zwei Modulen die Möglichkeit E-Mails zu versenden.

  • im Modul Beitragszahlungen
  • im Modul Vorabinformation

Der Aufruf des E-Mail-Moduls und der Versand ist in beiden Modulen fast identisch (Ausnahme: Im Modul Vorabinformation kann eine E-Mail an mehrere Mitglieder gleichzeitig versendet werden.). Beispielhaft wird hier der Versand einer SEPA-Vorabinformation dargestellt.

Falls eine E-Mail-Adresse hinterlegt ist, erscheint in den jeweiligen Modulen ein Brief-Symbol.

Wichtiger Hinweis: Als Empfänger-E-Mail-Adresse wird immer die E-Mail-Adresse des Zahlungspflichtigen verwendet.

Durch Betätigen des Brief-Symbols wird das E-Mail-Modul aufgerufen. Im Modul Vorabinformation ist es zudem möglich über den Button „E-Mail“ eine Mail an alle markierten Mitglieder gleichzeitig zu senden.

Abhängig vom aufrufenden Modul (Beitragszahlungen oder Vorabinformation) wird ein über

  • → Einstellungen-Beitragszahlungen-Beitragszahlungen E-Mail-Text
  • oder → Einstellungen-Export-SEPA-Vorabinformation E-Mail-Text

vordefinierter Text angezeigt.

Dieser Text kann beliebig abgeändert und anschließend versendet werden.

SEPA

Zum 1. August 2014 (ursprünglich 1. Februar 2014) wird das nationale Zahlverfahren für Überweisungen und Lastschriften mit BLZ und Kontonummer durch SEPA-Überweisungen und SEPA-Lastschriften abgelöst (SEPA = Single Euro Payments Area). Die SEPA-Basislastschrift ist hierbei verpflichtend für alle Euro-Länder. Eine Sonderregelung für Vereine gebt es nicht.

SEPA-Aufträge werden aber nicht mehr als DTAUS-, sondern müssen als XML-Dateien bei der Bank eingeliefert werden.

Die nationale Kontokennung (BBAN, in Deutschland die althergebrachte Kontonummer und Bankleitzahl) wird ersetzt durch die IBAN (International Bank Account Number, internationale Bankkontonummer).

Bis zum 1. August 2014 für Inlandszahlungen, bzw. bis zum 1. Februar 2016 für grenzüberschreitende Zahlungen ist man außerdem verpflichtet, einen BIC (Bank Identifier Code, international gültige Bankleitzahl) mit anzugeben.

Damit das Plugin auch nach dem 1. August 2014 weiter verwendet werden kann, wurde es mit der Version 3.2.1 umfangreich um SEPA-Funktionen erweitert.

Wichtiger Hinweis: Alle SEPA-Funktionen setzen eine vorher durchgeführte und abgeschlossene Beitragsberechnung voraus.

Alle über die SEPA-Funktionen erzeugten Daten wie Mandatsreferenz, Mandatsdatum, Sequenztyp usw. können über das Bearbeiten des Profils eines Mitglieds nachträglich verändert werden. Eine hier von Hand durchgeführte Änderung sollte wohlüberlegt sein. Jede SEPA-Funktion baut auf eine andere auf und setzt das Vorhandensein bestimmter Daten voraus.

Ein Fälligkeitsdatum kann über das Modul „Fälligkeitsdatum bearbeiten“ nur gesetzt werden, wenn eine Mandatsreferenz und ein Mandatsdatum vorhanden sind. Wird aber ein Fälligkeitsdatum über das Profil eines Mitglieds eingetragen, ohne dass Mandatsreferenz und Mandatsdatum vorhanden sind, können beim weiteren Programmablauf Fehlfunktionen auftreten.

Grundlagen

Gläubiger-Identifikationsnummer

Jeder Lastschrifteinreicher (Zahlungsempfänger) besitzt eine individuelle Kennung zur Identifizierung, die sogenannte Gläubiger-Identifikationsnummer (CI, Creditor Identifier). Diese Nummer und die vom Zahlungsempfänger jedem Mandat zugeordnete Mandatsreferenz ermöglichen dem Zahler einen einfachen Abgleich von Belastungen auf seinem Zahlungskonto / Girokonto. Die Gläubiger-Identifikationsnummer ist in Deutschland 18 Stellen lang und wird von der Deutschen Bundesbank(www.bundesbank.de) vergeben.

Lastschriftmandat

Beim SEPA-Lastschriftverfahren erteilt der Zahler sowohl dem Zahlungsempfänger als auch dem Zahlungsdienstleister des Zahlers (direkt oder indirekt über den Zahlungsempfänger) seine Zustimmung, einen bestimmten Betrag vom Zahlungskonto einzuziehen.

Die SEPA-Verordnung stellt sicher, dass ein vor dem 1. Februar 2014 gültiges Mandat eines Zahlungsempfängers zur Einziehung wiederkehrender Lastschriften im Rahmen eines Altzahlverfahrens nach diesem Datum gültig bleibt und als Zustimmung des Zahlers gegenüber seinem Zahlungsdienstleister gilt, die vom betreffenden Zahlungsempfänger eingezogenen wiederkehrenden Lastschriften gemäß der SEPA-Verordnung auszuführen, sofern keine nationalen Rechtsvorschriften oder Kundenvereinbarungen über die weitere Gültigkeit der Lastschriftmandate existieren. In Deutschland ist durch eine Änderung der Allgemeinen Geschäftsbedingungen der Zahlungsdienstleister sichergestellt, dass bestehende deutsche Einzugsermächtigungen ab dem 9. Juli 2012 auch für Einzüge im SEPA-Basislastschriftverfahren genutzt werden können. Es ist also nicht nötig, für die SEPA-Basislastschrift ein neues Mandat einzuholen – es sei denn, dass noch gar keine Einzugsermächtigung vorliegt.

SEPA-Basislastschriften, bei denen ein gültiges Mandat vorliegt, können bis zu acht Wochen nach dem Belastungstag ohne Angabe von Gründen zurückgegeben werden. Fehlt das unterschriebene Mandat (unautorisierte Lastschrift) verlängert sich die Frist auf 13 Monate.

Das Mandat gilt unbefristet bis zum Widerruf durch den Zahlungspflichtigen. Wird innerhalb von 36 Monaten nach dem letzten Einzug kein neuer Einzug getätigt, erlischt das Mandat und muss neu eingeholt werden. Die Frist ist verpflichtend und insbesondere vom Zahlungsempfänger zu beachten.

Mandatsreferenz

Jedes Lastschriftmandat wird durch eine Mandatsreferenz (max. 35 Zeichen, z.B. Rechnungsnummer) gekennzeichnet, die der Lastschrifteinreicher eigenständig vergibt.

Mandatsdatum

Jedem SEPA-Datensatz ist ein Mandatsdatum mitzugeben. Als Mandatsdatum ist das Datum einzutragen, an dem der Kunde sein Mandat (also die „SEPA-Einzugsermächtigung“) unterschrieben hat, oder, bei Kunden mit einer bestehenden Einzugsermächtigung, wann sie über die SEPA-Umstellung unterrichtet wurden.

Mandatslaufzeiten/Lastschrifttypen

Folgende Mandatslaufzeiten werden unterschieden:

FRST Erstlastschrift
RCUR Folgelastschrift
FNAL letzte Lastschrift
OOFF Einmallastschrift
Fälligkeitsdatum

Die SEPA-Lastschrift enthält künftig ein Fälligkeitsdatum (Due Date) welches vom Zahlungsempfänger vorgegeben wird und an dem der Zahlungspflichtige belastet wird. Dieses wird dem Zahler vom Zahlungsempfänger (Lastschrifteinreicher) vorab mitgeteilt. Auf diese Weise kann der Zahler sicherstellen, dass sein Zahlungskonto / Girokonto zum Zeitpunkt des Lastschrifteinzugs über genügend Deckung verfügt.

Bei der SEPA-Basislastschrift sind Erst- und Einmallastschriften 5 Geschäftstage und Folgelastschriften 2 Geschäftstage vor Fälligkeit einzureichen.

Vorabinformation

Vor dem Lastschrifteinzug muss der Zahlungsempfänger den Zahlungspflichtigen über den geplanten Einzug schriftlich mittels einer Vorabinformation (engl. Pre-Notification, mindestens 14 Tage vor Belastung) informieren. Dies kann auch durch einen Vertrag oder eine Rechnung erfolgen, die auch mehrere Fälligkeitstermine und die entsprechenden Einzugsbeträge enthalten kann.

Eine SEPA-Lastschrift wird mit der Unterzeichnung des Mandats autorisiert. Daher gilt eine SEPA-Lastschrift ohne Vorabankündigung aus rechtlicher Sicht als autorisiert.

Eine Vorabankündigung ist neu zu erstellen, wenn sich der Betrag einer Folgelastschrift ändert.

Erforderliche Daten für die Vorabinformation

Vorabinformationen sind grundsätzlich an den Kontoinhaber zu senden. In Ausnahmefällen (Adresse des Kontoinhabers nicht bekannt) ist ersatzweise das Mitglied zu informieren, mit der Bitte, diese Information an den Kontoinhaber weiterzuleiten.

Alle Daten für eine Vorinformation werden im Profil eines Mitgliedes gespeichert.

Ist das Mitglied gleichzeitig auch der Kontoinhaber, so darf das Feld Kontoinhaber KEINEN Wert aufweisen, es muss leer sein. In diesem Fall sind nur folgende Daten anzugeben:

  • IBAN
  • BIC (kann, muss aber nicht)
  • Kreditinstitut (kann, muss aber nicht)

Falls Kontoinhaber/Zahlungspflichtiger und Mitglied nicht identisch sind, sind diese Daten zusätzlich anzugeben:

  • Vorname und Name des Kontoinhabers
  • Straße und Hausnummer
  • Postleitzahl
  • Ort

Tipp: Grundsätzlich sollte immer eine E-Mail-Adresse beim Kontoinhaber/Zahlungspflichtigen hinterlegt sein, damit die Vorabinformation ohne viel Aufwand über das Plugin per E-Mail versendet werden kann.

Konvertierung

Eine automatische Konvertierung von BLZ und Kto-Nr zu BIC und IBAN ist über den Menüpunkt →Einstellungen-Kontodaten-Kontodaten konvertieren möglich.

Hinweis: Unter Umständen muss unter →Organisationseinstellungen-Module-Downloads der Wert der maximalen Dateigröße vergrößert werden.

Mandatsverwaltung

Mandatsreferenz

Die Mandatsreferenz für ein beitragzahlendes Mitglied ist für die gesamte Zeit seiner Mitgliedschaft im Verein gleich. Sie wird nach der erstmaligen Berechnung eines Mitgliedsbeitrages erzeugt und sollte nicht mehr geändert werden.

Hinweis: Wird eine Mandatsreferenz nachträglich geändet, ist eine Mandatsänderung durchzuführen.

Eine Mandatsreferenz ist in 3 Abschnitte gegliedert. Die Anzahl der Zeichen (=Mindestlänge) kann individuell im Setup festgelegt werden.

Abschnitt 1 Stellen 1 bis x Präfix
Abschnitt 2 Stellen x+1 bis y Nullstellen
Abschnitt 3 Stellen y+1 bis z Laufende Nummer

Das Präfix

Das Präfix kann im Setup individuell eingestellt werden. Es gibt drei unterschiedliche Möglichkeiten für:

  • Familien (z.B. FAM oder FAMILIE)
  • Mitglieder, die als Selbstzahler auftreten (z.B. MIT)
  • Mitglieder, die einen Zahlungspflichtigen aufweisen (z.B. ZAL)

Hinweis: Ein Präfix kann, muss aber nicht eingetragen sein.

Die Nullstellen

Der Abschnitt 2 wird, falls die im Setup definierte Mindestlänge noch nicht erreicht ist, mit Nullen (0) aufgefüllt.

Die laufende Nummer

Der Abschnitt drei ist eine laufende Nummer. Dazu wird im Setup ein Datenbankfeld mit eindeutigem Inhalt (z.B. Mitgliedsnummer oder user_id) ausgewählt. Der Wert aus diesem Datenbankfeld wird als laufende Nummer verwendet.

Beispiel 1:

  • Festgelegte Mindestlänge: 10
  • Präfix: FAM
  • Laufende Nummer: 566
  • ⇒ Mandatsreferenz: FAM0000566

Beispiel 2:

  • Festgelegte Mindestlänge: 5
  • Präfix: MITGLIED
  • Laufende Nummer: 723
  • ⇒ Mandatsreferenz: MITGLIED723

Eine Mandatsreferenz wird nur für diejenigen Mitglieder erzeugt,

  • die noch keine Mandatsreferenz besitzen
  • für die ein Mitgliedsbeitrag berechnet wurde.
  • die die Voraussetzungen für einen Kontoeinzug (IBAN usw vorhanden) besitzen
Rahmenmandat

Jede Lastschrift erfordert ein eigenes Mandat mit einer eigenen Mandatsreferenz. Die Möglichkeit mit Rahmenmandaten ( = Zusammenfassung mehrerer Abbuchungen unter einer Mandatsreferenz) zu arbeiten wird durch das Plugin nur eingeschränkt unterstützt.

Damit mehrere Abbuchungen unter einer Mandatsreferenz zusammengefasst werden können, muss man über den Umweg Familienrollen gehen. Die Eigenschaft von Familienrollen, für alle Angehörigen dieselbe Mandatsreferenz zu verwenden, kann für Rahmenmandate genutzt werden. Dazu sind alle Mitglieder, für die dieselbe Mandatsreferenz verwendet werden soll, innerhalb einer Familienrolle zusammenzufassen. Der Beitrag der Familienrolle ist dabei die Summe der Einzelbeiträge der Mitglieder.

Beispiel:

Die Beitragsgestaltung eines Vereins sieht folgendermaßen aus:

  • Kinder: 20€
  • Jugendlich: 30€
  • Erwachsene: 50 €
  • Senioren: 40€

Die Familie Mustermann besteht aus folgenden Personen:

  • Max Mustermann (Erwachsener)
  • Maria Mustermann (Erwachsene)
  • Manuel Mustermann (Kind)
  • Margit Mustermann (Jugendlich)
  • Magdalena Mustermann (Seniorin)

Alle Abbuchungen der Familie Mustermann sollen unter einem Rahmenmandat zusammengefasst werden.

Lösung:

  • Es wird eine Familienrolle erzeugt.
  • Die Kontodaten werden bei einem einzigen Familienmitglied eingetragen (bei diesem Familienmitglied werden später auch die Mandatsreferenz und das Mandatsdatum hinterlegt)
  • Als Beitrag der Familienrolle wird die Summe der Einzelbeiträge eingetragen: 50 (Max) + 50 (Maria) + 20 (Manuel) + 30 (Margit) + 40 (Magdalena) = 190
Mandatsdatum

Über den Menüpunkt →Allgemein-Mandatsverwaltung-Mandat bearbeiten kann jeder Mandatsreferenz ein Mandatsdatum hinzugefügt werden.

Mandatsänderung

Eine Mandatsänderung ist erforderlich, sofern sich Mandatsdaten gegenüber dem letzten Einzug geändert haben.

= Zahlungspflichtiger =

Über den Menüpunkt →Allgemein-Mandatsverwaltung-Mandat bearbeiten ist die Mandatsänderung für Zahlungspflichtige erreichbar.

Die Mandatsänderung (Zahlungspflichtiger).

= Zahlungsempfänger =

Über den Menüpunkt →Einstellungen-Kontodaten ist die Mandatsänderung für Zahlungsempfänger erreichbar.

Die Mandatsänderung (Zahlungsempfänger).

XML-Datei erzeugen

Zum Erzeugen einer SEPA-XML-Datei sind folgende Schritte auszuführen:

1. Mandatsreferenzen erstellen

Über den Menüpunkt →Allgemein-Mandatsverwaltung-Mandatsreferenzen erzeugen können Mandatsrefenzen erstellt werden.

Meldung, falls keine Mandatsreferenzen zugewiesen wurden.

Meldung, falls Mandatsreferenzen zugewiesen wurden.

2. Mandatsdatum eintragen

Über →Allgemein-Mandatsverwaltung-Mandat bearbeiten wird zu jeder Mandatsreferenz ein Mandatsdatum eingetragen.

3. Fälligkeitsdatum setzen

Über →Export-SEPA-Fälligkeitsdatum bearbeiten wird das Modul Fälligkeitsdatum aufgerufen.

Modul um ein Fälligkeitsdatum zu setzen.

4. XML-Datei erzeugen

Die XML-Datei wird über →Export-SEPA-XML-Datei erzeugt.

Hinweis: Das Plugin Mitgliedsbeitrag kann nur SEPA XML-Dateien erzeugen, die

  • einen gemeinsamen Sequenztype aufweisen
  • dasselbe Fälligkeitsdatum besitzen.

Vor dem Erstellen einer XML-Datei ist daher eine Kombination Fälligkeitsdatum/Sequenztyp auszuwählen.

5. Vorabinformation erstellen

Der Menüpunkt →Export-SEPA-Vorabinformation erstellt eine Liste im CSV-Format, die als Quelle für eine Serienbrieferstellung von Vorabinformationen genutzt werden kann und bietet die Möglichkeit eine Vorabinformation per E-Mail zu versenden.

6. XML-Datei an Bank weitergeben

Nachdem die XML-Datei erstellt wurde, muss sie bei einer Bank eingereicht werden.

7. Bezahlt-Datum setzen

Um den gesamten Vorgang abzuschließen ist es wichtig, dass ein Bezahlt-Datum gesetzt wird. Durch das Setzen dieses Datums wird ein Sequenztyp FRST in den Sequenztyp RCUR geändert.

Die ersten Schritte

  • Sicherung der Admidio-Datenbank anlegen
  • Mitgliedsbeitrag zum ersten Mal starten; dabei werden fehlende Profilfelder angelegt.
  • Festlegen, mit welchen Rollen man arbeiten will.
  • Die Rollen konfigurieren

Wenn altersgestaffelte Rollen verwendet werden:

  • Die Rollen gemäß der beschriebenen Namenskonvention anlegen und dabei beachten, dass keine Lücken vorhanden sind (z.B. „Alter -0- bis -17-“ oder „Alter -18- bis -99-“) Sollte ein Mitglied dabei älter als 99 Jahre sein, wird bei → Allgemein-Beitragsberechnung-Neuzuordnung eine Fehlermeldung ausgegeben.
  • Beitrag und Beitragszeitraum dieser Rollen festlegen (Beschreibung kann, muss aber nicht angegeben werden)
  • in → Einstellungen-Altersgestaffelte Rollen einen Stichtag (i.d.R. der 31.12. eines Jahres) und das verwendete Trennzeichen definieren
  • über → Allgemein-Rollenübersicht prüfen, ob alle altersgestaffelten Rollen erkannt und angezeigt werden
  • alle Mitglieder, die in diese altersgestaffelten Rollen sollen, einer Rolle hinzufügen
  • über → Allgemein-Beitragsberechnung-Neuzuordnung alle Mitglieder (entsprechend ihres Alters) neu zuordnen.
  • Info: Mitglieder, die nach dem Stichtag geboren sind dürfen nicht in eine altersgestaffelte Rolle, da sie für das Programm (bezogen auf den Stichtag) noch nicht existieren. Diese Mitglieder deshalb entweder in einer Familie oder in einer separaten Festbeitragsrolle unterbringen.

Wenn Familienrollen verwendet werden:

  • Alle Familienrollen anlegen und dabei beachten, dass sie mit demselben Präfix beginnen. (z.B. Präfix „Familie“ für Familie Meier und Familie Huber oder Präfix „Fam.“ für Fam. Meier und Fam. Huber)
  • in → Einstellungen-Familienrollen das verwendete Präfix, den Beitrag und den Beitragszeitraum definieren (Beschreibung kann, muss aber nicht angegeben werden) und speichern.
  • über → Allgemein- Rollenübersicht prüfen, ob alle Familienrollen erkannt und angezeigt werden
  • Den Familienrollen Mitglieder zuordnen

Wenn Festbeitragsrollen verwendet werden:

  • Alle Festbeitragsrollen anlegen und Mitglieder zuordnen
  • über → Allgemein-Rollenübersicht prüfen, ob alle Rollen erkannt und angezeigt werden
  • → Allgemein-Rollenprüfung starten und Fehler korrigieren

Die Speicherung der Konfiguration

Alle Konfigurationsdaten werden in einer zusätzlichen Tabelle mit dem Namen adm_plugin_preferences in der Admidio-Datenbank gespeichert.

Derzeit werden in dieser Tabelle die Konfigurationen folgender Plugins abgelegt:

  • Mitgliedsbeitrag
  • Kategoriereport
  • Geburtstagsliste

Die Tabelleneinträge des Plugins Mitgliedsbeitrag beginnen dabei alle mit den Buchstaben „PMB_“.

Die Datei lesen.txt

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