Hauptverein (Sport) mit diversen Abteilungen

[hylli]

Hi,

ich habe diesen Thread gelesen...
https://www.admidio.org/forum/viewtopic.php?f=4&t=9117
...und habe im Prinzip ähnliches vor.

Wir haben in unserer Gemeinde einen örtlichen Sportverein mit derzeit rund 1.150 Mitgliedern und 7 bzw. 8 Abteilungen (Sparten/Sportarten).

Alle die einen entsprechenden Sport ausüben möchten, müssen Mitglied im "Hauptverein" sein, sowie eben in einer oder mehreren Abteilungen.

Beitragseinzug für Hauptverein und Abteilungen erfolgt zunächst zentral, es erfolgt anschließend dann eine Gutschrift auf die Bankkonten der jeweiligen Abteilungen, was deren Beiträge betrifft.

Die Abteilungen legen ihre Beiträge fest, das kann ein einzelner Beitrag für alle Mitglieder der Abteilung sein, ein nach Alter gestaffelter Beitrag, Beiträge für aktive/passive Mitglieder usw.

Wir ziehen zwei Mal pro Jahr ein, d.h. einmal im 1. Halbjahr "großer Beitragseinzug" mit allen bestehenden Mitgliedern, sowie Ende des Jahres/Anfang des Folgejahres den Rest für neue Mitglieder und/oder neue Abteilungszugehörigkeiten.

Derzeit verwenden wir noch Pro-Winner (Windows-Programm) als Mitgliederverwaltung in einer WTS-Umgebung (Windows Terminal Server). Die Verwaltung der Mitglieder usw. erfolgt derzeit durch 2 Personen, wobei max. 3 Benutzer möglich wären.

Für manche Themen wünsche ich mir jedoch die Möglichkeit, dass ich weitere Benutzer mit entsprechendem Zugriff anlegen kann, z.B. Abteilungsleiter für den Zugriff auf Abteilungslisten, Schriftführer zum Export von Adressdateien für Ehrungen, runde Geburtstage usw.

Admidio habe ich schon lange auf dem Schirm, konnte mich bisher aber noch nicht wirklich intensiv damit auseinandersetzen, was ich nun gerne ändern würde.

Was mich interessieren würde:
- Wie setze ich Hauptverein und Abteilungen am sinnvollsten in Admidio um? (Eigene Organisationen, Kategorien, Rollen?)
- Können wir die Beiträge inkl. Beitragseinzug wie gewünscht abbilden?
- Wie bekomme ich die Mitgliederdaten am schnellsten/einfachsten/sinnvollsten von Pro-Winner nach Admidio? Hat hier schon jemand Erfahrungen?
- ...

Nähere Infos wie kann ich gerne noch posten, gerne auch per PN, z.B. was unsere aktuellen Beitragsstruktur betrifft.

Würde mich freuen, wenn man mir das ein oder andere beantworten und/oder mir mit Tipps weiterhelfen könnte.

Hylli

[greno]

Hallo Hylli,
zu deiner Frage:
- Wie setze ich Hauptverein und Abteilungen am sinnvollsten in Admidio um? (Eigene Organisationen, Kategorien, Rollen?)
kann ich dir folgendes mitteilen:
auch wir sind ein Hauptverein (Kegeln) in dem derzeit 13 verschieden Kegelgruppen verwaltet werden. In der Admidio-MV habe ich unterschiedliche Gruppen & Rollen

Rollenauswahl.png (11.18 KiB) 10935 mal betrachtet

Unter Allgemein: Administrator, Mitglieder (alle), Vorstand
unter Listen: Newsletter-Empfänger
unter BSGen: 13 verschieden Kegelgruppen die dem Betriebssport angehören
unter Gruppen: verschiedene Ausschüsse, Leiter der BSGen, Stadtmannschaft
unter Kassenprüfer: die Kassenprüfer des Gesamtvereins
unter ehemalige Mitglieder: die waren mal bei uns; vielleicht werden sie nochmals Mitglied
unter ehemalige BSGen: die waren auch mal bei uns
unter Termine - Teilnahmebestätigung: Teilnehmer an Terminen
bei allen Gruppen & Rollen sind natürlich die entsprechenden
Berechtigungen: E-Mails zusenden, Rollenmitgliedschaft sehen, Leiter:in gesetzt.
Wir nutzen Admidio schon 10 Jahre lang und sind bisher gut damit gefahren.
zu Deinen weiteren Fragen:
- Können wir die Beiträge inkl. Beitragseinzug wie gewünscht abbilden?
- Wie bekomme ich die Mitgliederdaten am schnellsten/einfachsten/sinnvollsten von Pro-Winner nach Admidio?
kann ich Dir leider keine Antwort geben, bin aber sicher das das alles möglich ist.
grusz greno

[hylli]

Hi,

vielen Dank für Deine ersten Tipps, trotzdem ist mir immer noch nicht klar, wie ich am sinnvollsten anfangen soll.

Meine aktuelle Idee sieht so aus, dass ich die Struktur des Vereins - also Hauptverein + Abteilungen - nach einzelnen Kategorien aufbaue, und darunter dann die Beitragsrollen und weitere Rollen für Ehrungen, Ämter, Listen, ... anlege.

Kategorie Allgemein = Hauptverein:
(Beitrags)Rollen:
- Administratoren
- Mitglieder
- Vorstand
- Beitrag 0 bis 5 Jahre
- Beitrag 6 bis 13 Jahre
- Beitrag 14-17 Jahre
- Beitrag ab 18 Jahre
- Ehrenmitglieder
- ...weitere Rollen für Ämter, Ehrungen, ...

Kategorie Fußball:
(Beitrags)Rollen:
- Beitrag 0 bis 5 Jahre
- Beitrag 6 bis 17 Jahre
- Beitrag ab 18 Jahre
- Ehrenmitglieder
- ...weitere Rollen für Ämter, Ehrungen, ...

Kategorie Tischtennis:
(Beitrags)Rollen:
- Beitrag aktiv 0 bis 17 Jahre
- Beitrag aktiv ab 18 Jahre
- Beitrag passiv
- ...weitere Rollen für Ämter, Ehrungen, ...

Kategorie Leichtathletik:
(Beitrags)Rollen:
- Beitrag Leichtathletik
- ...weitere Rollen für Ämter, Ehrungen, ...

usw. usw. usw.

Macht das so Sinn?

Hylli

[rmb]

Hallo Hylli,

die Einteilung sieht sehr gut aus. Damit solltest du im Plugin Mitgliedsbeitrag (falls du es verwendest) alle anfallenden Beiträge abdecken können.

Da du mit sehr vielen Rollen arbeiten wirst und auch einige doppelt vorhanden sind, würde es sich evtl. anbieten, die Rollennamen um die Kategorie ergänzen.

Beispiel Ehrenmitglieder: Die Rollen der Ehrenmitglieder im Hauptverein würde dann z.B. "KA-Ehrenmitglieder" heißen. Die Rolle der Ehrenmitglieder bei den Fußballern könnte "KF-Ehrenmitglieder" heißen.

Oder die Rolle "Beitrag 0 bis 15 Jahre":
In der Kategorie Allgemein könnte sie heißen "KA-Beitrag *0* bis *15* Jahre"
in der Kategorie Fußball dann "KF-Beitrag -0- bis -15- Jahre".

Gruß
rmb

[hylli]

Hi,

vielen Dank für Deine Antwort und Deine Anregungen.

Das mit der Kategorie in den Bezeichnungen bei den Rollen, hatte ich auch durchaus so vor bzw. wird bereits jetzt im "alten" System Pro-Winner so verwendet. Dazu verwende ich einfach die Kürzel je Sparte/Sportart (FB, TT, TE, LA, TU, VB...) bzw. Hauptverein (HV). Beispiele:
- HV 0 bis 5 Jahre
- FB 0 bis 5 Jahre
- TT 0 bis 17 Jahre
- ...

---

Wie wäre nun die weitere Vorgehensweise?

1. Pflege der Stammdaten des Vereins in Admidio inkl. Bankdaten (Mitgliedsbeiträge)
2. Pflege aller Abteilungen und aller z.B. zunächst Beitragsrollen in Admidio
3. Erstellung einer Exportdatei in Pro-Winner mit allen notwendigen Daten
4. Import der Daten in Admidio

???

---

Kommen wir mal zum Export aus Pro-Winner und Import in Admidio:
Ich kann z.B. Auswertungen aller Mitglieder je Abteilung und Beitrag als CSV machen und alle diese Auswertungen dann zu einer "Gesamt-CSV" zusammenfügen.

Hintergrund:
Erstelle ich eine Gesamtauswertung mit allen Abteilungen und Beiträgen, so erfolgt dies nicht untereinander pro Abteilung und Beitrag, sondern "nebeneinander".

Wenn ich das also "untereinander" hinbekomme, auf was muss ich da noch achten?
Müssen z.B. Abteilungen und Rollen "identisch" mit denen in Admidio sein?
...?

Hylli

[rmb]

Hallo Hylli,

im ersten Schritt würde ich mal das Plugin Mitgliedsbeitrag installieren. Dadurch werden viele zusätzliche Profilfelder (wie z.B. IBAN) angelegt. Danach die Kategorien- und Rollenstruktur erzeugen.

Ein Problem ist aber das Importieren. Man kann immer nur in eine Rolle importieren.

Du kannst jetzt zwar eine "Gesamt-CSV" aller Deiner Mitglieder erstellen (mit allen Abteilungszugehörigkeiten), aber du kannst diese Informationen nicht verarbeiten.

Du könntest in Pro-Winner alle Mitglieder von "HV 0 bis 5 Jahre" exportieren und in Admidio in die (gleichnamige) Rolle importieren, das funktioniert. Zusätzlich könnte man noch mit abhängigen Rollen arbeiten (Rolle "HV 0 bis 5 Jahre" ist eine abhängige Rolle von Mitglied). Dann wären beim Import von "HV 0 bis 5 Jahre" alle Neumitglieder gleichzeitig noch Mitglied der Rolle Mitglied, aber mehr geht nicht. Also viele, viele Exportdateien erstellen.

Eine andere Möglichkeit wäre, alle Mitglieder auf einmal in die Admidio-Rolle Mitglied zu importieren. Damit wären schon mal alle Mitglieder in Admidio vorhanden. Danach über Gruppen & Rollen die einzelnen Rollen aufrufen und "Mitglieder zuordnen" . Das geht relativ schnell (Suchen, Haken setzen, Suchen, Haken setzen, usw).

rmb

[hylli]

Hi,

das Plugin Mitgliedsbeitrag ist schon installiert, und zumindest die "Beitragsrollenstruktur" habe ich jetzt schon Mal 1:1 abgebildet, allerdings nicht mit identischen Bezeichnungen.

Es ist auch kein Problem "zich" Exporte zu erstellen und diese einzeln zu importieren, wenn das Ergebnis danach stimmt.

In dem Zusammenhang ist mir nun auch aufgefallen, dass ich für die Abteilungsmitgliedschaft wohl sinnvollerweise auch jeweils eine Mitgliedsrolle anlege, zwecks Eintrittsdatum in die jeweilige Abteilung.

Sehe ich es in dem Zusammenhang auch richtig, dass ich alle Beitragsrollen als abhängige Rolle der jeweiligen Mitgliedsrolle (Abteilung/Verein) eintrage/setze?

Beim Import hoffe ich doch, dass z.B. anhand der (bisher) vergebenen Mitgliedsnummer die weiteren Exporte dann die Daten (Rollen) beim Mitglied "zusammenführen"?!?

Bis hierher schon vielen Dank für Deine Unterstützung.

Gruß
Hylli

[rmb]

Hallo Hylli,

ich habe in meiner Testumgebung mal ein bisschen mit Import gespielt und mir dazu mehrere CSV-Dateien erzeugt, mit folgenden Vorgaben:

• alle CSV-Dateien sind gleich aufgebaut (Vorname, Nachname, Mitgliedsnummer, PLZ, IBAN, usw)
• es gibt eine Gesamt-Datei mit allen Mitgliedern
• und es gibt für jede Abteilung/Gruppe eine eigene CSV-Datei (mit den Mitgliedern dieser Abteilung/Gruppe)

Das Mitglied Max Mustermann z.B. ist in der Gesamt-Datei und in einer oder mehreren Abteilungs/Gruppen-CSV-Dateien (aber immer mit dem kompletten Datensatz (Vorname, Nachname...)

Im ersten Schritt habe ich die Gesamt-CSV-Datei in die Rolle Mitglieder importiert. Anschließend die jeweiligen Abteilungs/Gruppen-CSV-Dateien, diese aber in die jeweilige Rolle mit demselben oder ähnlichen Namen (also HV 0 bis 5 Jahre aus Pro-Winner in HV 0 bis 5 Jahre von Admidio). Im Feld Existierende Mitglieder stellte ich Ergänzen ein. Admidio erkennt beim Import anhand von Nachname und Vorname, dass das Mitglied bereits aufgenommen ist und ergänzt nur die Rollenmitgliedschaft (alle weiteren Daten sind ja gleich).
Mit dem Modul Kategoriereport habe ich zum Schluss noch alle Rollenmitgliedschaften überprüft.

Dass die Beitragsrollen als abhängige Rolle der jeweiligen Mitgliedsrolle eingetragen werden, würde sich zwar anbieten, ob es aber sein muss, ist die Frage. Zwingend erforderlich ist es nicht (es war nur ein Vorschlag). Wenn Du ein neues Mitglied in die Datenbank aufnimmst, wirst Du immer in die Ansicht "Rollenzuordnung für ..." geleitet, hier musst Du sowieso die Rollen zuordnen. Hilfreich wäre es aber, wenn hier schon einige Rollen zugeordnet sind.

Gruß
rmb

[hylli]

Hi,

Danke für die weiteren Ausführungen!

Ich habe heute schon begonnen, den Export aus Pro-Winner aufzubereiten. Dabei stieß ich aber auf diverse "Unschönheiten" die ich bereinigen musste.

Bei Pro-Winner kann man entweder eine Bankverbindung am Mitglied (Mitglied oder abweichender Zahler) hinterlegen oder einen abweichenden Zahler sozusagen als Verweis auf ein anderes Mitglied.

Das bedeutet, dass man beim Export sowohl die Bankverbindungsdaten bei Mitglied als auch die Bankverbindungsdaten eines etwaig abweichenden Zahlers exportieren muss, und sich so die aktuellen Bankverbdindungsdaten "zusammenbasteln" muss.

Dank Tabellenkalkulation mit entsprechenden Funktionen WENN() oder SVERWEIS() usw. ist das kein all zu großes Problem.

Ich gehe davon aus, dass ich die Tage eine entsprechende Importdatei zusammengestellt habe, die ich dann mal testweise importieren kann.

Was die weiteren Importdateien betrifft:
Was passiert, wenn mehrere Mitglieder den gleichen Vor- und Nachnamen haben? (Kommt bei uns bei 1.150 Mitgliedern hier und da mal vor!)
Wäre es nicht einfacher die Mitgliedsnummer (weil unique) als Schlüssel für die korrekte Zusammenführung der Daten zu nehmen?

---

Ich habe ja mehrere Abteilungen (+Hauptverein) bei denen u.a. Beitragsrollen mit Alterstaffelung zum Einsatz kommen.

Gestern stieß ich diesbzgl. auf das Problem, dass ich bei der Prüfung folgende Meldung erhalte:

Überprüfung der altersgestaffelten Rollen, auf Lücken oder Überlappungen in den Altersvorgaben.

- HV - Beitrag *0* bis *5* Jahre
- TT - Beitrag aktiv von *0* bis *17* Jahre
- TE - Beitrag *0* bis *17* Jahre
- FB - Beitrag *0* bis *5* Jahre
- HV - Beitrag *6* bis *13* Jahre
- FB - Beitrag *6* bis *17* Jahre
- HV - Beitrag *14* bis *17* Jahre
- FB - Beitrag von *18* bis *99* Jahre
- TT - Beitrag aktiv von *18* bis *99* Jahre
- HV - Beitrag von *18* bis *99* Jahre
- TE - Beitrag von *18* bis *99* Jahre

=> Die aufgeführten Rollen weisen Lücken bzw. Überlappungen auf.

Ich sehe da in den jeweiligen Abteilungen eigentlich keine Lücken, wenn ich diese mal in die richtige Reihenfolge bringe:

- HV - Beitrag *0* bis *5* Jahre
- HV - Beitrag *6* bis *13* Jahre
- HV - Beitrag *14* bis *17* Jahre
- HV - Beitrag von *18* bis *99* Jahre
- FB - Beitrag *0* bis *5* Jahre
- FB - Beitrag *6* bis *17* Jahre
- FB - Beitrag von *18* bis *99* Jahre
- TE - Beitrag *0* bis *17* Jahre
- TE - Beitrag von *18* bis *99* Jahre
- TT - Beitrag aktiv von *0* bis *17* Jahre
- TT - Beitrag aktiv von *18* bis *99* Jahre

Hat das was mit den sich auszuschließenden Rollen zu tun, die man definieren kann?

Hylli

[rmb]

Was passiert, wenn mehrere Mitglieder den gleichen Vor- und Nachnamen haben? (Kommt bei uns bei 1.150 Mitgliedern hier und da mal vor!)

Im Formular von "Mitglieder importieren" steht hinter dem Info-Icon von "Existierende Mitglieder" der Hinweis: "Existierende Benutzer werden anhand von Vornamen und Nachnamen erkannt". Es gibt die Auswahlmöglichkeiten "Nicht bearbeiten", "Duplizieren", "Ersetzen" und "Ergänzen".

=> Die aufgeführten Rollen weisen Lücken bzw. Überlappungen auf.

Hier musst Du mehrere, unterschiedliche Trennzeichen definieren.
z.B.
- HV - Beitrag *0* bis *5* Jahre
- HV - Beitrag *6* bis *13* Jahre
- HV - Beitrag *14* bis *17* Jahre
- HV - Beitrag von *18* bis *99* Jahre
- FB - Beitrag -0- bis -5- Jahre
- FB - Beitrag -6- bis -17- Jahre
- FB - Beitrag von -18- bis -99- Jahre
- TE - Beitrag %0% bis %17% Jahre
- TE - Beitrag von %18% bis %99% Jahre
- TT - Beitrag aktiv von $0$ bis $17$ Jahre
- TT - Beitrag aktiv von $18$ bis $99$ Jahre

rmb

[hylli]

Hi,

ich habe aktuell mal überprüft, und konnte insgesamt 15 Namensgleichheiten feststellen, was Vor- und Nachname betrifft.

Wenn ich das richtig interpretiere, werden beim Import der "weiteren" CSV-Dateien was Beitragsrollen betrifft, dann jeweils beide Mitglieder mit der entsprechenden Rolle versehen.

Will heißen, ich muss nach dem Import der Beitragsrollen diese Mitglieder überprüfen und die "überschüssigen" Rollen wieder löschen.

Evtl. könnte man das so ausbauen, dass als weiteres Feld z.B. noch die Straße herangezogen wird, da die wahrscheinlich einer Dublette dann nochmals geringer wäre?

---

Danke für den Tipp mit den unterschiedlichen Trennzeichen bei altesgestaffelten Rollen, hätte mir durch Deine Ausführung weiter oben schon auffallen können.

Nun gibt es keine Überlappung mehr, jedoch erhalte ich bei der Prüfung "Rollenmitgliedschaft (Altersgestaffelte Rollen)" folgendes Ergebnis:

Überprüfung auf mehrfache Mitgliedschaften in altersgestaffelten Rollen.
- Mustermann, Max (*) (#)
- Musterfrau, Max (*) (#)
=> Die aufgeführten Mitglieder befinden sich mehrfach in unterschiedlichen Staffelungen der altersgestaffelten Rollen.

Will heißen:
Jedes Mitglied welches im Hauptverein und mindestens einer Abteilung mit altersgestaffelten Rollen erscheint, erscheint auch in dieser "Prüfungsliste".

Kann man diese Prüfung evtl. ausschalten?

Gruß
Hylli

[rmb]

Hallo Hylli,

Wenn ich das richtig interpretiere, werden beim Import der "weiteren" CSV-Dateien was Beitragsrollen betrifft, dann jeweils beide Mitglieder mit der entsprechenden Rolle versehen.

Bin ich überfragt. Das müsste ich erst in meiner Testumgebung nachstellen und testen.

Vorschlag: Ich würde in Pro-Winner alle Personen mit Namensgleichheit umbenennen. Wenn es also einen Max Mustermann zweimal gibt, würde ich einen umbenennen in Max AAMustermann. Anschließend so, wie ich beschrieben habe, importieren. Nach dem Import eine Mitgliederliste aufrufen, nach Nachname sortieren und die mit "AA..." wieder umbenennen.

Jedes Mitglied welches im Hauptverein und mindestens einer Abteilung mit altersgestaffelten Rollen erscheint, erscheint auch in dieser "Prüfungsliste".

Jedes Mitglied, welches sich in mind. zwei unterschiedlichen Arten (z.B. * und #) von altersgestaffelten Rollen befindet, erscheint in der Prüfungsliste. Diese Prüfung ist nicht abschaltbar. Ich nehme das mal als Anregung und versuche einzelne Prüfungen "schaltbar" zu gestalten.

Gruß
rmb

[hylli]

Hi,

das mit der Umbenennung vor dem Export ist eine sehr gute Idee, werde ich wohl so machen.

Das mit der Prüfung ist jetzt nicht so dramatisch, aber es werden dann eben einige Hundert Mitglieder in dieser Prüfungsliste erscheinen, obwohl es eben kein Fehler ist.

Ich mach mal für weitere Fragen einen neuen Thread auf. Ich denke, dass meine Fragen dieses Thread soweit beantwortet sind.

Vielen Dank nochmals an der Stelle.

Kleine Randbemerkung:
Konnte soeben zunächst "testweise" 1.147 und damit alle derzeit aktiven Mitglieder aus der bisherigen Mitgliederverwaltung "Pro-Winner" in Admidio importieren.

Hylli

[hylli]

Bin jetzt erst wieder dazu gekommen, mir das ganze noch ein wenig anzuschauen.

Muss hier doch nochmals nachhaken:
Bei den einzelnen Abteilungen habe ich neben den jeweiligen Beitragsrollen auch eine Rolle "Mitglied" hinzugefügt, um die Mitgliedschaft in einer Abteilung dokumentieren zu können.

Gibt es hier auch eine Möglichkeit das Eintrittsdatum aus den jeweiligen Abteilungen aus der anderen Vereinsverwaltung zu importieren?

Hylli

[rmb]

Also du hast deine Abteilungen in Kategorien zusammengefasst, darin die Beitragsrollen angelegt und zusätzlich gibt es in jeder Kategorie noch eine Rolle mit dem Namen "Mitglied". Das sollte dann etwa so aussehen:

Kategorie Allgemein mit den Rollen
- HV - Beitrag *0* bis *5* Jahre
- HV - Beitrag *6* bis *13* Jahre
- HV - Beitrag *14* bis *17* Jahre
- HV - Beitrag von *18* bis *99* Jahre
- HV - Mitglied

Kategorie Fußball mit den Rollen
- FB - Beitrag -0- bis -5- Jahre
- FB - Beitrag -6- bis -17- Jahre
- FB - Beitrag von -18- bis -99- Jahre
- FB - Mitglied

Kategorie Tischtennis mit den Rollen
- TT - Beitrag aktiv von $0$ bis $17$ Jahre
- TT - Beitrag aktiv von $18$ bis $99$ Jahre
- TT - Mitglied

Und jetzt soll das Eintrittsdatum aus den jeweiligen Abteilungen aus der anderen Vereinsverwaltung in die Rolle Mitglied (als Beginn der Rollenmitgliedschaft) importiert werden. Richtig?

rmb