Inventarverwaltung

Die Inventarverwaltung verwaltet die physischen Gegenstände einer Organisation, zum Beispiel Beamer, Werkzeuge, Möbel, technische Geräte oder Sportausrüstung. Sie unterstützt die Verwaltung von Gegenständen, Ausleihen, Reservierungen, Veranstaltungsplanung mit Inventar, Importe, Exporte und die Historie.

Die verfügbaren Funktionen hängen von den Rechten des Benutzers und den Moduleinstellungen ab.

• Inventaradministratoren können Gegenstände, Felder, Importe, Exporte, Historie, Ausleihen und Reservierungseinstellungen verwalten
• Verwalter von Gegenständen können ihnen zugewiesene Gegenstände verwalten, abhängig von der Konfiguration können sie auch Reservierungen und Ausleihen dieser Gegenstände verwalten
• Mitglieder, ausgewählte Rollen oder Gäste können Reservierungsanfragen stellen, wenn dies in den Einstellungen erlaubt ist
• Inventardaten gehören immer zur aktuell aktiven Organisation

Die Einstellungen der Inventarverwaltung befinden sich in den Organisationseinstellungen im Bereich Inventar.

Die Ausleihfunktion kann bei Bedarf deaktiviert werden. Ist sie deaktiviert, stehen keine Funktionen zur Ausgabe, Rückgabe oder Verwaltung von Ausleihen zur Verfügung.

Es kann festgelegt werden, ob Inventarinformationen in Benutzerprofilen angezeigt werden.

Dazu können die anzuzeigenden Inventarfelder ausgewählt werden, zum Beispiel der zuletzt ausgegebene Gegenstand oder ein zugeordneter Verwalter.

Für Inventarexporte kann ein Standarddateiname festgelegt werden. Optional kann dem Dateinamen automatisch das aktuelle Datum vorangestellt werden.

Die zentrale Inventarseite zeigt alle verfügbaren Gegenstände. Über Filter kann die Liste eingeschränkt werden nach:

• Kategorie
• Verwalter
• letztem Empfänger
• Gegenstandsstatus
• Freitextsuche

Ausgemusterte Gegenstände werden in der Standardansicht nicht angezeigt. Administratoren können sie über den Statusfilter einblenden.

Berechtigte Benutzer können Gegenstände aus der Liste heraus erstellen, bearbeiten, kopieren, ausmustern, wiederherstellen oder löschen. Mehrere Gegenstände können gleichzeitig zur Sammelbearbeitung ausgewählt werden.

Inventaradministratoren können über das Inventarmenü einen neuen Gegenstand anlegen.

Jeder Gegenstand verwendet die konfigurierten Inventarfelder. Typische Felder sind:

• Name des Gegenstands
• Kategorie
• Status
• Verwalter
• Hersteller
• Seriennummer
• Lagerort
• weitere organisationsspezifische Informationen

Die verfügbaren Felder werden durch den Inventaradministrator festgelegt.

Bestehende Gegenstände können von berechtigten Benutzern bearbeitet werden.

Mit der Kopierfunktion wird ein neuer Gegenstand auf Grundlage eines bestehenden Gegenstands erstellt. Dies ist besonders hilfreich, wenn mehrere ähnliche Gegenstände erfasst werden sollen.

Die Sammelbearbeitung übernimmt ausgewählte Werte für mehrere Gegenstände gleichzeitig. Sie eignet sich beispielsweise für die Zuweisung eines Verwalters, die Änderung einer Kategorie oder die Aktualisierung eines gemeinsamen Feldes.

Wenn Gegenstandsbilder in den Einstellungen aktiviert sind, können Bilder hochgeladen und Gegenständen zugeordnet werden. Bilder erleichtern die Wiedererkennung von Gegenständen in der Inventarliste und in den Detailansichten.

• Ausmustern erhält den Gegenstand und seine Historie, entfernt ihn aber aus der normalen Verwendung
• Wiederherstellen macht einen ausgemusterten Gegenstand wieder verfügbar
• Löschen entfernt einen Gegenstand dauerhaft und sollte nur verwendet werden, wenn der Gegenstand und seine Daten nicht mehr benötigt werden

Das Ausmustern ist dem Löschen vorzuziehen, wenn die Historie erhalten bleiben soll.

Inventaradministratoren können die Felder verwalten, die für Inventargegenstände verwendet werden.

Felder können angelegt, bearbeitet, sortiert oder entfernt werden. Abhängig vom Feldtyp können auch Auswahlwerte verwaltet werden.

Felder ermöglichen die Anpassung der Inventarverwaltung an die Anforderungen der Organisation. Beispielsweise können folgende Felder ergänzt werden:

• Lagerort
• Kaufdatum
• Seriennummer
• Zustand
• Versicherungsnummer
• verantwortlicher Verwalter

Änderungen an Feldern wirken sich auf Formulare, Listen, Filter, Importe und Exporte aus.

Inventarfelder können für Zeiträume verwendet werden. In den Einstellungen kann festgelegt werden, ob dafür nur ein Datum oder Datum und Uhrzeit verwendet werden sollen.

Dies eignet sich beispielsweise für Wartungszeiträume, Garantiezeiten oder andere zeitbezogene Angaben zu Gegenständen.

Der Ausleihbereich dient zur Erfassung der tatsächlichen Ausgabe und Rückgabe von Gegenständen.

Wenn die Ausleihfunktion aktiviert ist, können berechtigte Benutzer folgende Informationen erfassen:

• Empfänger
• Ausleihdatum
• weitere Informationen zur Ausleihe

Ein Gegenstand mit einer offenen Ausleihe gilt als ausgegeben und kann nicht für einen anderen Zeitraum reserviert werden.

Wenn ein Gegenstand zurückgegeben wird, wird die Rückgabe im Ausleihbereich erfasst. Anschließend ist der Gegenstand wieder verfügbar, sofern keine bestätigte Reservierung vorliegt.

Die Ausleihübersicht kann Folgendes anzeigen:

• bestätigte Reservierungen, die zur Ausgabe bereitstehen
• aktuell ausgeliehene Gegenstände
• Empfänger und Ausleihdatum
• Aktionen zum Starten einer Ausleihe oder zum Erfassen einer Rückgabe

Die tatsächliche Rückgabe bleibt ein manueller Vorgang.

Reservierungsanfragen ermöglichen die Planung von Inventargegenständen für einen bestimmten Zeitraum.

Der Administrator kann Reservierungsanfragen erlauben für:

• alle Besucher
• angemeldete Mitglieder
• Mitglieder ausgewählter Rollen

Bei Anfragen durch Gäste müssen Name und E-Mail-Adresse angegeben werden.

Eine Reservierungsanfrage enthält:

• den Inventargegenstand
• Start- und Enddatum mit Uhrzeit
• einen optionalen Kommentar
• Angaben zum Antragsteller

Das System prüft, ob der Gegenstand im gewünschten Zeitraum verfügbar ist. Eine aktive Ausleihe oder eine zeitlich überlappende bestätigte Reservierung verhindert eine Bestätigung für denselben Zeitraum.

Der Freigabemodus kann wie folgt eingestellt werden:

• Manuelle Freigabe, neue Anfragen erhalten den Status Angefragt
• Automatische Freigabe, neue Anfragen erhalten den Status Bestätigt, wenn der Gegenstand verfügbar ist

Eine Reservierung kann folgende Statusübergänge durchlaufen:

• Angefragt → Bestätigt
• Angefragt → Abgelehnt
• Angefragt → Storniert
• Bestätigt → Ausgegeben
• Bestätigt → Storniert
• Ausgegeben → Zurückgegeben

Abgelehnt, Storniert und Zurückgegeben sind endgültige Status. Sie bleiben in der Historie erhalten und können nicht wieder in eine aktive Reservierung umgewandelt werden.

Wird nach einer Ablehnung oder Stornierung erneut ein Gegenstand benötigt, muss eine neue Reservierungsanfrage gestellt werden.

Inventaradministratoren und, falls aktiviert, verantwortliche Verwalter können Reservierungen bearbeiten.

Sie können:

• angefragte Reservierungen bestätigen oder ablehnen
• bestätigte Reservierungen vor der Ausgabe stornieren
• Reservierungsdetails und Angaben zum Antragsteller einsehen
• die Ausgabe eines Gegenstands erfassen
• die Rückgabe eines Gegenstands erfassen

Antragsteller können eigene offene oder bestätigte Reservierungen zurückziehen, wenn sie angemeldet sind.

Reservierungen für Veranstaltungen unterstützen Organisatoren bei der Planung benötigter Gegenstände.

Beim Erstellen oder Bearbeiten einer Veranstaltung kann im Reiter Reservierungen das benötigte Inventar hinzugefügt werden.

Für jeden ausgewählten Gegenstand wird eine Reservierung für den Veranstaltungszeitraum angelegt. Abhängig vom konfigurierten Freigabeprozess werden Anfragen automatisch bestätigt oder müssen durch eine verantwortliche Person geprüft werden.

Der Status jeder Reservierung wird im Veranstaltungsformular angezeigt.

Wird der Zeitraum einer Veranstaltung geändert, wird der Reservierungszeitraum der zugeordneten Gegenstände entsprechend angepasst.

Ist ein Gegenstand im neuen Zeitraum nicht verfügbar, sollten die verantwortlichen Personen die Reservierung prüfen.

Wird ein Gegenstand aus einer Veranstaltung entfernt, werden Reservierungen storniert, bei denen noch keine Ausgabe erfolgt ist.

Bereits ausgegebene Gegenstände bleiben in der Ausleihübersicht, bis ihre Rückgabe manuell erfasst wird.

Wurde eine Reservierung für eine Veranstaltung abgelehnt oder storniert, kann im Bereich mit den Reservierungsstatus die Aktion Erneut anfragen gewählt werden.

Dadurch wird eine neue Anfrage für denselben Gegenstand und denselben Veranstaltungszeitraum angelegt. Die vorherige abgelehnte oder stornierte Reservierung bleibt in der Historie erhalten.

E-Mail-Benachrichtigungen für Reservierungen können in den Inventareinstellungen aktiviert werden.

Administratoren können festlegen:

• ob Benachrichtigungen versendet werden
• welche Rollen Benachrichtigungen zur Reservierungsverwaltung erhalten
• bei welchen Reservierungsaktionen Verantwortliche informiert werden
• ob Antragsteller Benachrichtigungen erhalten

Benachrichtigungen können bei neuen Anfragen, Bestätigungen, Ablehnungen, Stornierungen, Ausgaben und Rückgaben versendet werden.

Jede Nachricht enthält den Gegenstand, den Reservierungszeitraum, den aktuellen Status und Angaben zum Antragsteller.

Inventaradministratoren können Gegenstände aus folgenden Dateiformaten importieren:

• CSV
• Microsoft Excel, XLS und XLSX
• OpenDocument Spreadsheet, ODS
• HTML-Tabellen

Während des Imports werden die Spalten der Datei den konfigurierten Inventarfeldern zugeordnet.

Die gefilterte Inventarliste kann exportiert oder gedruckt werden. Folgende Exportformate stehen zur Verfügung:

• CSV
• Microsoft Excel, XLSX
• OpenDocument Spreadsheet, ODS
• PDF

Die aktiven Filter der Inventarliste werden beim Export berücksichtigt.

Inventaradministratoren können die Historie öffnen, um Änderungen an folgenden Daten nachzuvollziehen:

• Inventargegenstände
• Gegenstandswerte
• Ausleihdaten
• Inventarfelder und Auswahlwerte
• Reservierungen (verfügbar ab Admidio 6.0)

Die Historie zeigt, wer Änderungen an einem Gegenstand, einer Reservierung oder einer Konfiguration vorgenommen hat.

1. Die für die Organisation benötigten Inventarfelder anlegen
2. Kategorien, Statuswerte und Verwalter festlegen
3. Inventargegenstände erfassen
4. Einstellungen für Ausleihen und Reservierungen konfigurieren
5. Rollen für E-Mail-Benachrichtigungen konfigurieren, falls diese benötigt werden

1. Einen verfügbaren Gegenstand auswählen
2. Die Ausgabe erfassen
3. Die Rückgabe erfassen, wenn der Gegenstand zurückgegeben wird

1. Die Veranstaltung erstellen oder bearbeiten
2. Den Reiter Reservierungen öffnen
3. Die benötigten Gegenstände hinzufügen
4. Die Veranstaltung speichern
5. Bei manueller Freigabe die entstandenen Reservierungsanfragen prüfen und bestätigen
6. Ausgabe und Rückgabe bei Bedarf erfassen

1. Den Grund der Ablehnung und die Verfügbarkeit des Gegenstands prüfen
2. Wird der Gegenstand für eine Veranstaltung weiterhin benötigt, Erneut anfragen wählen
3. Die neue Anfrage im normalen Freigabeprozess bearbeiten